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Word內建之範本與精靈,可以幫助您建立簡單的備忘錄與傳真文件,更可以結合這兩種文件的特性,製作更為複雜的格式,像是「多欄文件」、「清單」、以及「樣式」。

除了建立文件格式之外,Word內建的功能還可以幫助您列印文件,或是將文件發佈到網路上。

無論您是想創造類似本書中範例的傳單、正式的商業廣告文宣、或是俱樂部會訊,華麗的格式都將讓您所創造的文件更為醒目動人。

範例介紹及概念說明:

本章的重點,在於說明如何建立一份引人注目的文件。首先,我們利用Word內建的範本與精靈,建立一份專業架構的文件,但先不做格式的修飾。接著,再利用Word的超強功能修飾文件。最後,我們還會提到如何列印出文件或是將其公佈至網路上。

使用Word範本

「範本」包含了格式、及文件中其它特殊類型元件的資訊。除非您有另外定義範本,否則,所有的Word新文件都將以空白文件範本做為基礎。但Word還有其它的範本供您直接使用,或是進一步修改後使用;甚至您也可以建立自訂的範本(請見 建立自訂範本 )。

在Word的安裝過程中,程式將會自動將範本複製到硬碟中的Program Files\Microsoft Office資料夾下的子資料夾。您可以依照下列步驟,預覽這些範本:

  1. 啟動Word。您必須切換至 整頁模式 狀態,請按下視窗底部的 整頁模式 按鈕。
  2. 請確定顯示 尺規 及其它段落標記的字元(請在 檢視 功能表中選取 尺規 ,並選取 顯示段落標記 )。

  3. 需要時才安裝

    當Word無法預覽 新增檔案 對話方塊中某些範本或執行某些精靈時,我們只需安裝該元件即可。首先選取所需的範本或精靈,按下 確定 。Word將會要求你插入安裝光碟片,並進行安裝程序。安裝程序結束後,Word會自動開啟以該範本為基本格式的文件,或啟動該精靈。這種視顧客需要才進行安裝的功能,允許您需要使用該項目才安裝,而不需要安裝一些可能永遠用不到的元件至硬碟中。

  4.  檔案 功能表中選取 開新檔案 ,顯示如下的對話方塊:


  5. Word內,不同的範本,都已被分類為不同的索引標籤。即使沒有安裝其它範本,Word預設的範本還是 一般 標籤中的 空白文件 

  6. 選擇 信件傳真 標籤,按一下 現代式信件 
  7. 如果這個範本已經安裝到電腦上,對話方塊右邊的 預覽 方塊就會顯示出範本的預覽圖樣。如果您尚未安裝這個範本,您可以按下 確定 進行安裝。

  8. 再看看其它 信件傳真 標籤中的範本圖樣,然後也瀏覽一下其它標籤的範本。正如這些範本的名字與預覽所對應的,這些範本提供了一些常用商業文件的基本範例。
  9. 接下來,請選擇 備忘錄 標籤中的 典雅式備忘錄 ,然後按下 Enter 或選擇 確定 。Word就會將這份備忘錄的格式顯示到螢幕上。


正如您所見,備忘錄的常用元件的欄位配置都包含在方形的括弧中,而且Word已經輸入「現在日期」(Word使用電腦中設定的日期,請參見下方的重點提示)。現在讓我們開始填寫這份備忘錄。

  1. 在「收文者」這一節,選取欄位配置文件及其對應之方形括弧,鍵入「Kata Boo」。根據版面配置所應用的格式,即使您鍵入時只有第一個字母大寫,鍵入的名字將都會變成大寫字體。

  2. 日期欄位

    開啟以 備忘錄 範本為基礎的文件時,Word會自動取用系統時鐘及月曆儲存的日期。為什麼呢?因為文件中包含一種特別碼,稱之為「欄位」。欄位可以儲存各式各樣的資料;而這種「日期欄位」會要求Word取用現在日期,並顯示在該欄位中。不做任何更動的話,Word將會在每次開啟文件時,插入當時的「現在日期」。若在文件處理時,你需要「凍結」「現在日期」,可選取該欄位,按下Ctrl、Shift、及F9。如此一來,欄位將會轉換回一般文字格式,Word不再更新日期,而可以手動進行編輯。插入「日期欄位」的正式方法為:選擇 插入 功能表之 日期與時間 指令,並在 日期與時間 對話方塊中選擇日期格式,選取 自動更新 核取方塊,按下 確定 

  3. 在「發文者」這一節,鍵入「Ida Down」,並且在「主題」乙節鍵入「冰河」睡袋發表會。
  4. 最後,在「副件」節鍵入「Chip Monk」
  5. 然後將預設的標題「如何使用這個備忘錄範本」取代為「新的冰河睡袋是在惡劣環境生存的最佳良伴」

稍微檢視一下您的成果。雖然我們並沒有添加任何自訂格式,但這看起來已經是一份專業架構的備忘錄。我們的成果看起來應該像這樣:

建立自訂範本

您可以將文件儲存為範本格式,以供日後使用。首先,選取 檔案 功能表內的 另存新檔 ,並選取儲存格式為 文件範本 ,Word將會移動至「C:\Windows Application Date\Microsoft\ Templates」資料夾。在 名稱 編輯方塊中指定欲儲存的名稱,並按下 儲存 。如想使用新的自訂範本,只需進行開啟Word內建範本相同的程序:選取 檔案 功能表之 新增檔案 ,並選取該範本。

  1.  檔案 功能表中選取 另存新檔 ,然後將本文件儲存為「備忘錄」。

我們應該在備忘錄的標題下,輸入備忘錄的內容。這一部份的資料,基本上應與我們在第一章所建立的信件內容是相同的。使用Word這種完美的文字處理程式,我們並不需要重新輸入這些資料,我們可以從該信件中擷取資料,然後加以修改。請依照以下步驟:

  1. 選取主要段落的文字(不包括段落標記)然後按下 Delete 鍵。
  2. 選取工具列上的 開啟舊檔 按鈕,開啟第一章的信件;在 開啟舊檔 對話方塊中選取「發表會信函」。
  3. 選取信件中兩段主要段落,包括段落中間的段落標記,然後按下 複製 按鈕。
  4. 接著選取Windows工作列上的「備忘錄」文件按鈕,切換至備忘錄文件視窗,然後同時按下Ctrl及End,將插入點移至備忘錄末端的空白段落。
  5. 按下 貼上 按鈕,插入方才複製的文字。
  6. 請根據下方圖片,編輯備忘錄中的文字。(下方的備忘錄已經過重新編排,方便您閱讀。)


  7. 現在第一段與第二段文字的格式很明顯不一樣,但別擔心,我們將在 建立自訂樣式 再加以修正。

  8. 儲存「備忘錄」 文件,並關閉該檔案。
  9. 關閉「發表會信函」,不要儲存任何的更動。