合作編輯文件

在閱讀完本章後,您將學會:

當您用Microsoft Word 2000建立信件或備忘錄時,您可能是編輯這份文件的唯一作者。當然您也許會在送件之前,拜託同事幫忙校對一下;但是,我想大部分的情況是,您可能不需要其他人對這份文件再作校閱動作或提出建議。不過從另一方面來說,如果您正在編輯一份重要的報告或提案,您可能就會需要公司裡的其他同事輸入一些資料。因為每個人可以針對自己專業的領域來修改這份文件(或提供建議),以確定它的正確性、完整性及專業性。

假設您正在準備你們公司的年度報告,而您是在報告付梓之前最後檢查的人,則您得負責評判每人的修訂及註釋,並決定保留哪份修訂和哪份註釋。

如果您曾經給每位同事一份年度報告的副本,讓他們在上面做修訂與註記,那麼您就必需檢查每一份他們所交回的年度報告,來確認這些修訂、註釋及建議。這樣的過程不但浪費時間,而且事倍功半,尤其是如果有不同人重複做了同樣的修訂時。幸運的是,Word提供了一個更好的方法:「追蹤修訂」,讓我們可以確認及複檢同一份文件中不同人所做的修改。

如果有不同的人員會複檢同一份Word文件,您可以要求這些人使用Word的「版本」功能,讓您可以個別追蹤不同人所做的修訂。例如,您可以要求每一個修訂人員在修改後,必需另存一份不同的文件版本檔案,這樣如果有那位修訂人員修改得不好或不正確,您才可以將檔案回復到他修改前的狀態。

如果您的電腦連上使用「Microsoft Office Server Extensions」的網路伺服器,那麼您也可以為此建立一個討論區。雖然討論區看起來就像一連串的留言,可是在討論區中,可以讓不同的使用者回覆每一篇留言,而其他的使用者亦可對先前的回應做回覆。Word會記錄誰留言、誰回覆以及回覆給誰。

追蹤修訂和儲存不同文件版本兩者之間的差異並不明顯,可是卻很重要。啟動了追蹤修訂功能之後,全部修訂人員所做的修改都會出現在文件中。以這個方法,不管是誰做修改,您都可以選擇接受或拒絕這個改變。但對於不同版本的文件,Word則將每份新版本儲存在同一個檔案中,且每次只能檢視一份。以這種方式,您雖然只有一份文件,但您卻可以單獨檢視由某一位修訂人員所做的修改。

在這一章中,您將學到如何追蹤修訂、接受及拒絕修改,和增加註解,同時也會學到如何保護文件和建立不同版本的文件。

追蹤修訂

當我們啟動追蹤修訂功能時,Word會悄悄地自動記錄由不同人所做的修改,這種追蹤修訂的方式可以有效地幫助最後的校稿者,確認對原始文件的修改,接受或拒絕這個修改,以及確認是那位編者所做的修正。啟動追蹤修訂後,您也可以選擇檢視由不同人修改的「修訂標記」。當您選擇顯示修訂標記時,被刪除的文字會有刪除線從中間劃過,而新增的文字則會附加底線。如果同一份文件經過數人編輯,那麼刪除線和底線文字將會令這份文件難以閱讀。這時,您可以暫時隱藏修訂標記,只顯示底線文字而完全不顯示刪除文字;這時文件的所有修改還是依然存在的,您只要用滑鼠點選幾下,又可以重新顯示所有修訂內容。您甚至可以在列印的時候,選擇是否要列印追蹤修訂的部分。

若您已啟動追蹤修訂的功能,而且也檢視了不同人員修改的修訂標記,您會注意到Word會使用不同的顏色來區別每位修訂人員的刪除或增加動作,而沒有修改的文字則保持黑色。Word也會在已修改列的左邊界顯示垂直線,讓我們更迅速地找到修訂之處。

您在 工具提示 內看到的名字,是其他修訂人員在他們的電腦第一次安裝Word時所輸入的名字。

下面這張圖顯示了文件中的修訂標記。當您將滑鼠移至指定的修訂標記時,Word就會彈出 工具提示 以指出該部分是那位修訂人員所修改的。

湖山休閒渡假村的行銷助理完成了歡迎手冊的草稿,這份歡迎手冊是渡假村準備用來歡迎賓客和解說渡假村環境及設備的小冊子。行銷助理完成這份草稿後,將它交給了行銷經理檢視,同時他啟用了追蹤修訂的功能,以便能夠確認經理做了哪些修改。

在接下來的練習中,我將會教各位如何對文件設定追蹤修訂功能,然後檢視由您自己所做或其他人所做的修訂標記。

  1.  一般 工具列上按一下 開啟舊檔 鈕,然後切換至 Word Expert Practicer\Lesson09 資料夾,並且在「歡迎手冊09」檔案名稱上按兩下以開啟此檔案。


  2. 開啟舊檔
  3.  工具 功能表中選擇 追蹤修訂/標示修訂處 指令。

  4. 出現 追蹤修訂 對話方塊。
        
    追蹤修訂

    您也可以在 檢閱 工具列上按一下 追蹤修訂 鈕,或在狀態列上的 TRK 按鈕上快按兩下,或按鍵盤的 Ctrl + Shift + E 鍵,來開啟追蹤修訂的功能。當我們啟動追蹤修訂時,狀態上的 TRK 會變黑,表示目前正在執行追蹤修訂的功能。如果要關閉追蹤修訂,一樣只需在 檢閱 工具列上按一下 追蹤修訂 鈕,或按鍵盤的 Ctrl + Shift + E 鍵,或在狀態列上的 TRK 按鈕上雙按即可。不過當您由 檢閱 工具列或狀態列執行追蹤修訂功能時,螢幕並不會出現修訂標記,除非您在 追蹤修訂 對話方塊中,勾選了 在螢幕上顯示修訂標記 選項。

  5. 勾選對話方塊中所有的核取方塊,然後按一下 確定 鈕。

  6. 這時文件中所有修改之處將被記錄下來,並且修訂標記會顯示在螢幕上,而且列印時也會將修訂標記一併印出。
  7. 選取第一段第二句中的「恭喜」文字。
  8. 鍵入「感謝」。

  9. 此時在「恭喜」文字上會加上刪除線,而「感謝」則會加上底線。

    請注意修訂過的文字顏色和原始的文字不同,而且在已修改的文字列左邊界會出現一條垂直線提醒您。Word根據電腦中不同的使用者來決定是否使用不同的標記顏色,所以如果是同一位使用者所做的修改,這些修改的標記顏色都會一樣。

  10. 選擇下一段落的「位置地點」文字。
  11. 鍵入「風景優美」。

  12. 「位置地點」會加上刪除線,而「風景優美」則會加上底線。除此之外,文字顏色也和原本的文字顏色不同,而修改過的兩列文字其左邊界均出現了垂直線。

    請注意,由您修改後所產生的修訂標記都會是同一個顏色。每位檢閱者的修訂顏色都會不同,以便於辨識由誰修改。您也可以移動滑鼠至標記上,此時會以 工具提示 來顯示修改人的姓名及修改的日期時間。

  13. 在「位置地點」標題這一段的「湖山休閒渡假村的出現」開頭按一下滑鼠左鍵,然後按 Enter 鍵。

  14. 這一段會往下移,而且空白列的左邊界會出現垂直線。
  15. 在標題「冒險活動」的第一句,選取「經驗」文字,然後鍵入「活動」。

  16. 此時「經驗」會加上刪除線,而「活動」會加上底線。文字顏色亦和原本的文字顏色不同,而修改過的那列文字其左邊界會出現垂直線。
  17. 再往下移動,並在最後一段的最後一列結尾處按一下滑鼠左鍵。然後鍵入「有任何需要我們服務的地方,請儘量告訴我們。」

  18. 此時新句子會加上底線,而且以與原文不同的顏色顯示,並在修改列的左邊界出現垂直線。

    教學提示

    有一個選項,如果學生的電腦有連結區域網路,您可以讓他們在步驟11前先儲存文件,然後讓每一個學生開啟另一個學生已經儲存的文件並進行一些變更。雖然這需要一些額外的文件管理,但是它可以讓學生見識到每個人進行的變更後,所顯示出來不同顏色的表示方式。

    請注意,每增加一列,就會被視為修改,所以在該列左邊界會出現一條垂直線。

  19. 儲存文件,並命名為「歡迎手冊09練習」。
  20. 保持檔案在開啟的狀態,以備下一個練習使用。