我已經厭倦了每次使用Excel內建的出貨單範本時,都要重新插入識別標誌

產生這個問題的原因

如果您沒有另外使用一套專門的會計軟體系統,或是對一般商業上使用的表格沒有特殊的要求,那麼Excel內建的範本(像是 出貨單、費用報告書  訂貨單 )倒是很方便的一種選擇。這些內建的範本都經過微軟的精心設計,在功能上幾乎可以滿足大部分的工作需要,許多使用者都曾經大力推薦過這些範本。基本上,它們包含一些一般性的資料和一些區域。您可以在這些區域內放置一些公司專有的資訊,像是公司的識別標誌、公司名稱和地址、日期、出貨單編號(當您使用的是 出貨單 範本時)和付款方式。每個公司都可以利用這些內建的範本,產生他們公司的出貨單。

您希望公司的識別標誌能夠顯示在這些範本上,但是覺得每次使用這些範本時,都要重新插入識別標誌,是一件很麻煩的事,許多人都曾經遇到過這種問題。發生這個問題的原因,是因為範本工作的方法並沒有被充分了解。要解決這個問題,您需要對這些內建的範本做一些修正。爾後,當您利用這個新版的範本產生一個活頁簿時,公司的識別標誌及其他相關資訊,就會自動顯示在這個活頁簿上。(順便說一下,公司的識別標誌不要太大,否則它會超出範本預設的區域。您也可以重新設計該範本的頂端部分,但是請相信我,這項工程太複雜了,不值得您這麼做。)

如果您要自訂內建的範本,並不需要開啟該範本,只需要開啟一個以該範本為基準的新活頁簿即可。然後,您可以利用該活頁簿內建的 自訂 選項來設計符合您需求的範本。這種工作,您只需要做一次即可。(在本章節裡,我們以Excel內建的 出貨單 範本為例子;如果有需要,您也可以用同樣的步驟,自訂 費用報告書  訂貨單 範本。)

如何解決這個問題
  1. 按工具列上的 檔案 鈕,然後在 檔案 功能表內按 開新檔案 
  2.  新增 對話方塊內的試算表整合方案標籤,然後快速按兩下您要使用的範本,譬如 出貨單 範本。當電腦顯示一個「巨集可能含有病毒…」的訊息時,請按開啟巨集鈕開啟該範本。此時,電腦上會出現一個以該範本為基準的活頁簿。
  3.  出貨單 範本的右上角處按 自訂 鈕。此時,螢幕上會顯示一個 自訂出貨單 工作表。您可以在該工作表內輸入公司的各種相關資料。
  4. 請往下捲動該工作表以便顯示 格式化資料 區域。您可以在該區域內看到 選擇標誌 鈕。

  5.  選擇標誌 鈕,電腦會顯示 插入圖片 對話方塊。
  6. 請在 查詢 框框內的下拉清單內,找到儲存公司識別標誌的檔案。當您找到該檔案時,請在該檔案上快速按兩下滑鼠左鍵。Excel會自動關閉 插入圖片 對話方塊,並將圖片放置到 在此放置識別標誌 區域內。
  7. 在公司識別標誌右邊的 姓名 框框內按滑鼠右鍵,然後按 編輯文字 。接著,請將滑鼠指標移到各個項目上,然後輸入相對應的名稱。
  8. 請將 自訂出貨單 工作表捲動到最頂端,然後按 鎖定/儲存工作表 鈕。在接下來的 鎖定/儲存工作表 對話方塊內,選取 鎖定並儲存範本 。完成後,按 確定 鈕。
  9. 接下來,電腦會顯示 儲存範本 對話方塊。請在該對話方塊內的 檔案名稱 框框內,給這個範本一個有意義的名稱。以後,每當您要建立一個出貨表時,Excel都會以這個範本為基準。有一點您要特別注意的是,千萬不要改變 儲存位置 內的預設值(Templates)。最後,按 儲存 鈕。接下來,Excel會顯示一個訊息,告訴您新的範本已被儲存了。請在該訊息視窗內,按下 確定 鈕。

以後,當您要利用這個新版的 出貨單 範本時,您可以按工具列上的 檔案 鈕,然後在 檔案 功能表內按 開新檔案 。接著,請在 新增 對話方塊的 一般 標籤內,快速按兩下這個新範本。當電腦顯示一個「巨集可能含有病毒…」的訊息時,按 開啟巨集 鈕開啟該範本。此時,電腦上便會出現一個以這個新出貨單範本為基準的活頁簿。