編輯工作表

在Microsoft Excel 2000中的許多編輯特色取代了舊式的橡皮擦、剪刀和膠水等功能,所以您能夠刪除、複製、剪下和貼上在您工作表中的儲存格和行列之中。您可以使用 標準 工具列中的一些按鈕(如圖8-1)用以執行許多的編輯效果。

在這一章中我們將討論如何在一個工作表上使用編輯指令及其特色。您也可以同時編輯兩張或更多的工作表。 第九章,<工作表與視窗> 討論群組編輯的特色。

圖8-1.在 標準 工具列上的按鈕使編輯更容易一些。

利用選項的編輯功能做出適當的工作表

正如您所看到的,按下 工具列  選項 指令後會出現一個主要的對話框, 選項 對話框的重要性乃更深一層地強調了 編輯 標籤,它包括了各種讓您能隨興編輯一張空白工作表的各種選項及設定,正如圖8-2所示。至於如何 剪下,複製  分類物件儲存格 ,請參考 第十章的<圖示> 

在按下Enter鍵後,移動選定範圍

 移動選定範圍 是在執行狀態時,且方向是向 下 的<原始設定>,當您按 Enter 鍵時將移至下一列,如果您想要改變移動方向的話,有向上,向左,向右的選擇。如果您清除這項設定後,當您按下Enter鍵時,它將會停留在相同的儲存格內而不移動。

自動設定小數點

 編輯 標籤對話框內的 自動設定小數點 功能,當您需要輸入長串數值時非常實用(它和浮點數特徵一樣,適用於大多數的十進位計算),舉例來說,有必要的話,如您輸入一個複合數值且它包含兩位小數,在 編輯 對話框內的 自動設定小數點  小數位數 輸入2。(在您關掉 選項 對話框後, 自動設定小數點 的標誌將會出現在狀態列)在您輸入每個數值後,Excel將會幫您在指定的位置標上小數點。假設您的小數點位數的設定值為2,而您在您的工作表輸入12345的話,那麼您的輸入值將會改變成123.45;又假設您輸入的是一位數的數值的話,舉例來說9,它將會被改變成0.09。無論它被叫做小數或是浮點數,它能夠帶給您的方便是,在您輸入的數值需要小數點時,您並不需要真的去按小數點。

 自動設定小數點 功能並不影響已存在於工作表的輸入值;它所提供的只在於您選了這項功能後所輸入數值。如此一來,您可以選擇或清除這個選項,或是改變小數位數而不需要改變已存在的數值。 自動設定小數點 功能所提供的只在於當您不想輸入小數點時,如果您輸入一個包含有小數點的數值時,這個選項將不會起作用。

插入或刪除時閃爍顯示

在您選擇了 插入或刪除時閃爍顯示 後,插入、刪除一整行或列或是按下捲軸的上下箭頭時的動作都將顯示在螢幕上,那就是說,您在執行這個動作時,大量的行或列將會移動,舉例來說,當您刪除一列時,列將會往上移動,又當您刪除一行時,行將會往左移動;當您插入一列時,列將會往下移動,當您插入一行時,行將往右移動。當您按下捲軸的向下箭頭時,所有的列都將往上移動。這個移動將提醒您需要確認您所看到的是您所完成的。當您關掉這選項後,插入或刪除一行或一列將是即時發生的,讓您很難知道您是否做對了。如果您專注於工作表,您將可以馬上知道您要做的是插入卻誤做為刪除。謹記在心,這只發生在工作於整個行或列─插入和刪除一個儲存格或其它捲軸的使用方法將不會有任何效果。

我們將在本章中介紹在 編輯 標籤裡面其它實用的選項。

輸入和編輯的捷徑

在Excel中,您可以做出許多常見的編輯作業而不需使用鍵盤,使用滑鼠再加上 Shift  Ctrl 的複合鍵就可以直接的存取整個儲存格,您可以剪下、複製、貼上、清除、插入、刪除,和移動儲存格。另外,您可以藉著滑鼠的移動執行許多 填滿 指令裡面的功能。

您可以從 選項 中的 編輯 標籤勾選或不勾選 使用儲存格拖放功能 (為了防止錯誤的發生,您必須確定 覆寫儲存格前先警示 的選項是被勾選的)當 使用儲存格拖放功能 是被選取的時候(原始設定),有一個小黑方塊,叫做填滿控點,出現在工作表區域圖的右下角,如圖8-3所示。

圖8-3.填滿控點顯示在選取儲存格的右下角。

當您選擇了使用儲存格拖放功能,試著用滑鼠指標移動工作表區域圖的邊緣,當您移動到填滿控點時,它就變成如圖8-4所示的小黑十字架,若您移動滑鼠指標到其它的邊緣,它將變成圖8-5的箭頭。

圖8-4.當您移動滑鼠指標到填滿控點上時,它會變成一個小黑十字架。
自動延伸效果

「伸展表格型態」這個新功能允許您增加先前架構的資料而不需要重新開啟、編輯一個新的儲存格。舉例來說,我們假設您想要在如下圖的表格內加入一個新的學生。想要更容易地輸入,我們先選取A9:F9。如此一來,我們就可以按Enter鍵移動到下一格而不需要按方向鍵。


現在輸入學生名字和成績至儲存格A9:E9。當您移動到F9儲存格,它有包含一個公式,您將會發現正確的公式將會自動地蹦出來。Excel也會準確地推測出您的新輸入將是和鄰接的第8列是同一種模式,如下圖所示。


假設您繼續增加學生和分數,Excel將會自動延續鄰接的模式和公式, 自動延伸效果 能夠執行垂直的和水平的。

ON THE WEB

您可以在Microsoft Press Web的網站,找到範例檔:Editing.xls,網址為: http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/ 

運用滑鼠移動和複製

想要迅速地移動儲存格或一整段到新的位置,選儲存格或者是整段拖曳到新的位置。舉例來說在8-5左圖,滑鼠指標是在儲存格A1:A4的邊緣。當箭頭指標出現時,拖曳它到C欄。正如您拖曳的,出現了一個範圍的輪廓。您可以用這項功能準確地安置一個範圍。當這個輪廓是在C1:C4時,鬆開滑鼠鍵。這結果是儲存格被貼在新的位置,如8-5右圖所示。

圖8-5.把指標移到選取範圍的框線上來拖曳這些儲存格到另一個位置。

複製選取範圍(複製和貼上)並不和移動相等(剪下和貼上),一直按著Ctrl直到您鬆開滑鼠鍵。滑鼠指標將會在選取範圍的旁邊變成一個小加號,如圖8-6所示,它所代表的是您正在複製而不是移動這個選取範圍。

圖8-6.在您結束拖曳之前,按下Ctrl來複製選取範圍。

您也可以在您的工作表上直接移動儲存格然後將它置放在新的位置,舉例來說,如圖8-7所示,我們先選取A1:A2的儲存格,然後邊按下 Shift 鍵邊拖曳選取範圍。您能夠看見將是一個灰色的工字形,它將顯示出在您鬆開滑鼠鍵後所選取的儲存格將插入的位置。另外,所選取的儲存格的新的位置將在滑鼠指標的隔壁一欄。無論箭頭指標是垂直移動或是水平移動,工字形都會出現在儲存格邊緣。在這個範例中,在C1:C2和D1:D2的垂直邊緣將會被顯示,但是我們能夠在儲存格C1和C2之間輕易地水平插入儲存格。當您用滑鼠在您的工作表間遊走時,您將會看見工字形水平或垂直地跳動。要插入儲存格時,仍然按著 Shift 鍵但鬆開滑鼠鍵。當您鬆開滑鼠鍵時,被選取的儲存格將會被移動到新的位置,如8-7下圖所示。另外,在B欄和C欄的儲存格將會往左移到空出的A1:A2。

請參閱

要獲得更多有關於利用鍵盤來完成這個工作的資料,請參閱 本章<插入剪下的儲存格。> 


圖8-7.工字形指出選取儲存格所要插入的位置。

當您在拖曳時,按住 Ctrl+Shift 鍵,被選取的儲存格將會被複製而不是被移動到插入指標處。一個小加號將會出現在箭頭指標旁,而且一份複製的儲存格將會被插入在新的位置,而原來被選取的儲存格仍然原封不動地擺在那邊。

您也可以用這項技術來選擇整欄或整列並將它們移動或複製到新的位置。

運用滑鼠插入、刪除和清除

如何執行下一個群組的效果,您必須使用填滿控點。如果您選了一個儲存格或是一個範圍,填滿控點將會在工作表區域圖的右下角出現。如果您選了一整欄(或很多欄)填滿控點將會在欄的右上角出現。如果您選了整個列(或許多列),填滿控點將會在列的右上方出現。用8-7上圖做例子,假設您想要在欄A和B之間加上一些數字,首先選擇A1:A2或是整個A欄。接下來,點下填滿控點並邊按下 Shift 鍵邊把欄位往右拖曳。當您按下 Shift 鍵時,滑鼠指標將變成一個有著兩條直線並有兩個向外箭頭的指標。如圖8-8所顯示的是在您鬆開了滑鼠和 Shift 鍵後的工作表。

圖8-8.使用滑鼠來插入空白儲存格或欄位。

您可以用同樣的技巧輕易地刪除儲存格、欄或列。舉例來說,要刪除我們剛插入的欄,那就選取欄位B,點下填滿控點並邊按下 Shift 鍵邊把欄位往左拖曳。選取的範圍將變成陰影或灰色,然後滑鼠指標將變成一個有著兩條直線並有兩個向內箭頭的指標,如圖8-9所示。當您鬆開滑鼠鍵時,被選取範圍將被刪除。(您用滑鼠所做的動作和 編輯 功能表中的 刪除 指令是相等的。)

圖8-9.您可以使用滑鼠來刪除儲存格或欄位。
注意

當您往回拖曳選取範圍時沒有按下 Shift 鍵,則您所做的是清除儲存格內的內容而並不是刪除儲存格,您用滑鼠所做的動作和 編輯 功能表中的 清除 子功能表中的 內容 指令是相等的,也就是只清除公式、文字和數字而已。如果當您往回拖曳選取範圍時按下的是 Ctrl 鍵,所執行的效果和 編輯 下的 清除 裡的 全部 是相等的,所清除的是儲存格裡的所有內容,包括格式和註解。如果您想要知道更多有關 刪除 指令的資料,請參見 本章<清除儲存格、欄或列> ,如果您想要知道更多有關 清除 指令的資料,請參見 本章<清除儲存格的內容和格式> 。

運用滑鼠右鍵拖曳

如果您選取了儲存格並且使用滑鼠右鍵拖曳工作表區域圖的任一邊(不是填滿控點),當您鬆開滑鼠鍵時,快顯功能表將會出現,如圖8-10所示。您可以使用快顯功能表上的種種指令處理您的儲存格。

圖8-10.如果您使用滑鼠右鍵來拖曳被選取的儲存格,當您鬆開右鍵時,快顯功能表會顯示。

 移到這裡 指令將儲存格從原來的地方移動到目的的儲存格。 複製到這裡 指令將複製選取範圍或者是來源的儲存格─包括格式和內容,當您放開滑鼠鍵時移到那個位置或是目的地。 僅複製值到這裡 指令複製來源儲存格的內容到目的儲存格,但並不影響彼此的格式。在另一方面, 僅複製格式到這裡 ,把原來的儲存格的所有格式都複製到目的儲存格,而不影響彼此儲存格的內容。 連結到這裡 指令將會從原來的儲存格的公式連結到目的儲存格。舉例來說,在圖8-10內,選用 連結到這裡 指令,會把儲存格D1內的內容置換成公式=A1,而儲存格D2內的內容也將在同時置換成公式=A2。

您使用 在這裡建立超連結 指令可以立即將儲存在別的文件或工作表裡的資料與此工作表連結起來。舉例來說,您可以在一張工作表內選取一個儲存格或是一個範圍,然後用滑鼠右鍵將它拖曳到另一張工作表上。然後鬆開滑鼠鍵並從快顯功能表內選擇 插入  在這裡建立超連結 將連結到已選取的儲存格。那個儲存格的內容將被保留下來,但格式將顯示為超連結,而您可以按下滑鼠左鍵就迅速跳到目的資料。

請參閱

要獲得更多有關於 超連結 的資料,請見 第十九章<超連結和網際網路> 。

在快顯功能表中的四項移動指令有著垂直的複製和移動的功能。舉例來說,在圖8-10裡,如果我們選擇了 複製選定,原有範圍下移 指令,則在儲存格D1:D2及其下面所有儲存格都將往下移動,而所移出的空間將被我們拖曳的兩個儲存格所填滿(儲存格A1:A2)。而如果我們選擇的是 複製選定,原有範圍右移 指令,則儲存格D1:D2及其右邊的儲存格都將往右移動,而所移出的空間將被我們拖曳的兩個儲存格所填滿。

您可以使用填滿控點快速且簡單地填滿儲存格和使用Excel的 自動填滿 功能來創造數列。當您從 填滿 的副功能表選擇了 數列 指令,您可以使用大多數在 數列 對話視窗的功能。

請參閱

要獲得有關於創造數列的訊息,請見 本章的<數列指令> 。

當您選擇了一個儲存格,按下填滿控點,然後拖到任何方向,則儲存格裡面的內容將被複製到您所選取的範圍(我們將在後面討論例外的情況)。當您選擇一個儲存格範圍,可能會有兩種情況,一種是您拖曳滑鼠而複製了一個都是相同內容的儲存格範圍,一種是數列向您滑鼠拖曳的方向延伸,而這些都決定於儲存格的內容、選取的形狀、和您是否有按下 Ctrl 鍵。若是一個被選取的儲存格或是範圍不包含公式的話,當您拖曳的時候,一個黃色的小提示方塊會出現在滑鼠指標的旁邊,沿著您拖曳的方向秀出每一個儲存格即將被填入的值。

舉例來說,我們用先前在本章圖8-7的工作表,如果您選擇儲存格A2並往下拖曳填滿控點到儲存格A5,則儲存格A2的內容會複製到儲存格A3到A5。圖8-11顯示出結果。

但是,假如您選擇範圍A1:A2且往下拖曳填滿控點到儲存格A6,這時您創造了一個使用您選擇兩個值的間隔差的數列,如圖8-12的A欄。兩者選一,如果您選擇儲存格C1:C2,當您一邊按下Ctrl鍵,一邊往下拖曳填滿控點到儲存格C6時,則您複製了您所選取的範圍。必要的話可以重複相同的模式來填滿所有的範圍,如圖8-12的C欄。

圖8-11.您可以拖曳填滿控點來複製內容到鄰近的儲存格

圖8-12.我們在A欄創造一個數列,在C欄複製一個範圍。
提示

一般來說,當您想要建立一個數列,您可以向下或向右拖曳填滿控點,則值將相對應地增加。但是您也可以藉由向上或向左拖曳來建立一個遞減的數列。只要在您所想要填滿的範圍的底部或右邊的儲存格輸入起始值,然後往回拖曳填滿控點到範圍的最起點就可以了。

若您選了一個文字值,然後拖曳填滿控點,則文字將會複製到您所拖曳的儲存格內。假設所選取的包含文字值和數值的話,則 自動填滿 功能將會複製文字的部份並延伸數值的部份。您可以使用一個包含如第一季,第二季等等的日期格式的數字來延伸日期。若您輸入描述日期的文字,即使不包含數值(像是月份或一個星期的每一天),Excel都會把文字當成一個數列。

圖8-13顯示一些用填滿控點拖曳且包含許多值的數列。在A欄的值是用鍵盤輸入的,而A欄右邊的值是用填滿控點自動填滿延伸的。

圖8-13.B欄到H欄的值是往右拖曳填滿控點來延伸A欄所選取的值。

在圖8-14,A欄和B欄包含了不同的間隔,而C欄到H欄則顯示出自動填滿可以依據被選取的間隔來外推出一個數列,即使儲存格裡面包含了文字和數字。

圖8-14.C欄到H欄的值是A欄和B欄的間隔值所延伸的。

當您拖曳填滿控點時, 自動填滿 通常可以增加相當多的日期和時間的值,即使您一開始只選了一個儲存格。舉例來說,若您選擇一個包含第一季或1/1/00,然後拖曳填滿控點,則自動填滿將延伸數列如第二季,第三季,或1/2/00,1/3/00等等。但是當您拖曳時按下 Ctrl 鍵,則 自動填滿 將沒辦法發揮功能,而您所選取的值將只被複製到鄰近的儲存格。

請參閱

要獲得更多有關於日期格式的資訊請參閱 第十三章<日期和時間> 。

相反的,當您拖曳填滿控點時,Excel會複製一個被選取的值(如100)到鄰近的儲存格。但當您拖曳時按下 Ctrl 鍵的話,Excel將延伸數列如100,101,102等等。

有時您可以在一個選取的範圍連按兩下填滿控點來自動延伸數列。 自動填滿 藉由鄰近的範圍來決定延伸範圍的大小。舉例來說,在圖8-12,我們用數列填滿A欄。您可以藉由在B1和B2的儲存格填入一數列,然後選取B1到B2的範圍並連按兩下填滿控點就可填滿B欄。而這新建立的數列將配合A欄的最後一個儲存格而停在B6儲存格。結果顯示在圖8-15。

當您選取的儲存格包含數列以外的值,例如文字,則連按兩下填滿控點會複製被選取的範圍到鄰近的範圍。舉例來說,若D1:D2的範圍包含文字的話,則連按兩下填滿控點將複製文字的部份到D6為止。

圖8-15.我們藉由選取B1到B2並且連按兩下填滿控點來延伸數列到B3到B6的儲存格。
運用滑鼠右鍵拖曳填滿控點

當您使用滑鼠右鍵去填滿一個範圍或是延伸一個數列,當您鬆開右鍵時會出現一個快顯功能表,如圖8-16。您可以使用快顯功能表上的指令來控制填滿範圍或延伸數列的方式。

在快顯功能表的 複製儲存格 指令可以簡單地複製被選取的範圍,或原始資料,包含內容和公式的儲存格到您所拖曳的範圍,重覆原始儲存格的模式。在圖8-16,我們選擇 以數列方式填滿 指令,則延伸值的數列就如同我們用滑鼠左鍵拖曳填滿控點一樣。事實上,若我們用滑鼠左鍵拖曳填滿控點,則在指標旁邊的小盒子將會顯示出這個數列的最後一個值(在這個範例中是90)。如果我們選擇 以格式填滿 指令,則只有來源儲存格的格式被複製,而儲存格內的內容將不受影響。相對的,如果我們選擇 以值填滿 指令的話,則只有來源儲存格的內容被複製(或是一個數列的延伸,要看儲存格內的內容而定),但來源儲存格和目的儲存格的格式將不變。

圖8-16.若您使用滑鼠右鍵去拖曳填滿控點,則當您鬆開時,快顯功能表將出現。

如果來源儲存格包含日期,則您可以使用快顯功能表中的 以天數填滿,以工作日填滿,以月填滿,以年填滿 指令來延伸遞增日期部份的數列。

 等差趨勢 指令建立一個簡單的等差趨勢數列,這類似於您用滑鼠左鍵拖曳填滿控點所得到的結果。 等比趨勢 指令用被選取的值,隨著一個指數遞增曲線去外推建立一個非等差的等比趨勢數列。在圖8-17,A欄的第3列到第6列包含一個用 等差趨勢 指令所建立的數列,而在B欄相同的列包含一個用 等比趨勢 指令所建立的數列。

圖8-17.我們在A欄建立一個等差趨勢數列,在B欄建立一個等比趨勢數列。

當您選擇 數列 指令,出現的 數列 對話視窗將允許您去建立自訂遞增數列。我們將在本章更詳細地解說有關於數列指令。

如果您發現您經常在工作表上重覆地輸入一個特別的序列,例如名單,您可以使用Excel的 自訂清單 功能,簡單地拖曳滑鼠來完成輸入序列。在您建立序列之後,您可以簡單的藉由輸入序列中的任何項目然後拖曳填滿控點來填入任何範圍的儲存格。

舉例來說,在圖8-18,我們在A1儲存格輸入一個名字,然後拖曳填滿控點來輸入自訂清單於儲存格A2到A5。

圖8-18.您可以建立自訂清單,藉由拖曳填滿控點來自動輸入。

要建立一個自訂清單,有下列幾個步驟:

  1.  工具 功能表中選取 選項 ,然候按下 自訂清單 標籤。
  2.  自訂清單 中的 新清單  清單項目 中打入您想要輸入的清單。
  3. 按下 新增 按鈕增加於 自訂清單 視窗中。
  4. 按下 確定 回到工作表。
匯入自訂清單

您也可以藉由匯入一個已存在的儲存格範圍的值來建立一個自訂清單。要匯入如圖8-18的值,我們首先先選取範圍A1:A5,然後按下 選項 對話視窗的 自訂清單 標籤。接下來我們按一下 匯入 按鈕去新增選取的值當成一個新清單,如圖8-19。您也可以藉由 匯入清單來源 直接在工作表上選取儲存格範圍。只要您開始拖曳滑鼠,對話視窗會自動摺疊起來允許您看到最大的工作表範圍,當您選取結束之後便會自動跳回對話視窗。您也可以按一下摺疊的對話按鈕─在匯入清單來源右邊的小圖示─在您選取儲存格前縮小對話視窗。然後按一下 確定 來關掉對話視窗(要 刪除 自訂清單,按一下您想要刪除的清單,然後按一下刪除按鈕。)

圖8-19.在自訂清單中使用 匯入 按鈕來定義被選取的儲存格值為自訂清單。

直接在儲存格上編輯

您可以不使用資料編輯列就可以編輯儲存格的內容。您可以藉由連按兩下一個儲存格就可以直接在儲存格內執行資料編輯列的編輯。圖8-20顯示一個儲存格利用這個方式做編輯。

圖8-20.您可以連按兩下來編輯儲存格。
注意

要直接在儲存格上編輯,直接在儲存格內編輯選項一定要勾選。如果這個預設值選項被關掉,您可以從工具功能表的選項指令按一下編輯標籤然後選取直接在儲存格內編輯選項來啟動它。


復原、重做和重覆上一個動作

您可以使用 復原 指令或按鈕來還原您所編輯的錯誤而不用重新輸入資料或修補資料。只要從 編輯 功能表選取 復原 ,或在 標準 工具列按下 復原 按鈕,或按 Ctrl+Z 便可回復上一個動作。

重覆使用復原的指令、按鈕或快速鍵可以允許您復原到16個動作 復原 按鈕還包含上16個您執行的動作的下拉清單。您可以馬上並同時復原任何數量的動作。您可以按一下在 復原 按鈕旁邊的向下箭頭拉出下拉清單,如圖8-21。

圖8-21.按一下復原按鈕旁邊的箭頭來選擇並同時復原到上16個動作。

清單出現後,向下拖曳滑鼠然後選取您想要復原的動作。當您按一下滑鼠,您的工作表將回到您所選取的動作的情況。

 復原 指令可以復原 編輯 工具列上大部份指令的效果和資料編輯列上的輸入值。舉例來說,如果您不小心刪除了一個範圍的資料,選擇 復原 來填上原來的資料。如果您編輯一個儲存格的內容後發現您的改變是錯的,這時您可以選擇 復原 來還原原始的儲存格內容。另外,您可以使用 復原 來回復格式和其它很多類型的指令。

警告

有一些指令是不能夠被還原的。舉例來說,您不能還原 編輯 工具列中的 刪除工作表 指令。如果您不確定您是否需要某一張工作表的話,開啟它並看清楚。同樣的,您也不能還原在 插入 功能表中的 工作表 指令。在您使用其它指令時請確定儲存您的活頁簿。如果您後來發現錯誤地儲存或刪除工作表,您可以還原原來的活頁簿。

 復原 指令指出現在可以還原的指令。舉例來說,假設您選擇 編輯 工具列的 清除  全部 來刪除一個範圍的儲存格的內容,卻發現您刪除錯範圍。 編輯 工具列上的 復原 指令會變成 復原清除 。相同的,如果您在儲存格輸入一個公式, 編輯 工具列將顯示 復原輸入 

不幸的是,Excel有相當多的指令是不能夠復原的。在您選擇這些指令之後, 編輯 工具列將顯示 不能復原 。可以預知的是,不能復原的動作自然不會在 復原 按鈕的下拉清單中。

不影響復原的動作

您可以在工作表執行一些不影響 復原 的工作。舉例來說,您可以使用儲存格指標和捲軸來切換工作表或啟動其它的儲存格。而且移動儲存格指標指令並不影響復原。舉例來說,您可以使用在 編輯 功具列的 去  尋找 而不會影響 復原 。您也可以使用指令或滑鼠來移動工作表和活頁簿而不影響 復原 。記住Excel並不會分開 復原 清單在不同的活頁簿,而是一直追蹤記憶您的編輯動作,也就是說您在任何活頁簿所做的動作將被記錄為序列。如果您在多個活頁簿編輯的話, 復原 會追蹤您在這些活頁簿所做的步驟。

請參閱

要獲得更多有關於移動儲存格指標的指令請見 第五章<工作表的基本常識> 。

重做您復原的動作

當您使用 復原 之後,指令的名稱變為 取消復原。取消復原  復原 相反,恢復在您使用復原前在工作表的狀態。舉例來說,在您 復原 清除之後,當您拉下 編輯 功能表,指令會顯示出 取消復原清除 。如果您選擇了這個指令,Microsoft Excel 2000將會再清除被選取範圍的內容,且名稱變為 復原清除 

 標準 工具列的 取消復原 按鈕,如上述所說的,執行和 復原 按鈕相同的動作,允許您藉由按一下按鈕來重做上個動作或重做上16個動作。舉例來說,當您用 復原 下拉清單來復原一些動作,這時這些動作將被轉到 取消復原 的下拉清單中。如果接下來您又重做相同的動作,它們又將會被轉回到 復原 下拉清單中。

您也可以利用 復原/取消復原 指令和按鈕來看在工作表上一個編輯改變的影響。假設您編輯一個關連相當多公式的儲存格。想要看您改變公式的影響,捲動工作表看其它的儲存格。如果您不記得您儲存格改變前的樣子,可以使用 復原  取消復原 來看改變前和改變後的樣子。

重複您上一個動作

當您需要在不同的範圍執行相同的動作,您可以使用 重複 指令來重複一個動作─這是一個大大節省時間的方法。 重複 對如 插入  刪除 等的指令是相當方便的,尤其當您在不相鄰的儲存格或範圍執行時。

注意

Microsoft Excel for Windows 95的版本在 標準 工具列包含 重複 按鈕,在本質上有點類似現在的 取消復原 按鈕。

在某些方面上, 重複 有點類似 復原 。指令名稱的改變是反應您大部份新的動作。舉例來說,假設您在 編輯 功能表選擇 清除  格式 指令。當您第二次拉下 編輯 功能表時, 重複 指令顯示出 重複清除 。(這個指令通常不會顯示在精簡功能表上。在 編輯 功能表底下的雙箭頭按一下來顯示出 重複 指令。)如果您選擇其它的儲存格或範圍,然後選擇 重複清除 ,Excel會認為您想要在新的選取範圍執行相同的動作,在這個範例中是清除格式。

不像 復原,重複 對大部份的指令都有效。唯一的例外是有些指令邏輯上是不能夠被複製的。舉例來說,如果您用 檔案 功能表上的 儲存檔案 指令來儲存檔案的話,您不可以重複這個動作。在這個範例中, 重複 是指上一個可以重複的指令。

使用編輯指令

如前面我們所說的,您可以直接的處理儲存格,快速且簡單的執行相當多的編輯操作,但功能表指令有時會額外提供一些更好的功能。這個部份我們將敘述一些適用於Excel的編輯指令。

您可以使用 編輯 功能表的 清除 指令來清除一個儲存格或一個範圍內的內容、格式,或同時清除內容和格式。您也可以使用 清除 指令來清除一個儲存格的註解和圖表。

 清除 副功能表提供五個指令: 全部、格式、內容、註解  超連結。全部 指令清除掉被選取的儲存格的內容和格式(除了欄寬和列高),和附加在這個儲存格上的註解。 格式 指令會移除被選取的儲存格的格式,留下內容和附加在儲存格上的註解。之後儲存格會回復到一般的儲存格格式和型式。 內容 指令會清除掉被選取的儲存格上的內容,留下他們的格式和註解。 註解 指令會清除掉被選取的儲存格上的註解,留下他們的格式和內容。 超連結 指令會移除掉被選取儲存格上的任何超連結,而不影響它們的內容、格式和註解。

請參閱

若想獲得更多關於儲存格註解的資訊,請見 本章<增加註解到儲存格上> 。若想獲得更多關於超連結的資訊,請見 第十九章<超連結和Internet> 

注意

如果您在資料編輯列上工作,或直接在一個儲存格上編輯時,當您按Delete鍵,會清除被選取的字或插入點右邊的字。當您按Backspace時會清除掉被選取的字或插入點左邊的字。

刪除儲存格,欄和列

您可以使用 刪除 指令來移除您工作表上的儲存格。不像 清除 指令移除一個儲存格的格式、內容和註解,但不移除掉儲存格, 刪除 會移除掉工作表上的儲存格或範圍。換言之, 清除 就像是一個橡皮擦,而 刪除 就像一把剪刀。

刪除整欄和整列

您可以使用 刪除 指令來移除您工作表上的整欄和整列,和清除浪費的空間。如圖8-22。

圖8-22. 刪除 指令可以移除這個工作表上多餘的三列。

在圖8-23如您所看到的,在您刪除列10到12之後,在列10到12下面的列將向上移動,所以原本在列13顯示的總和將顯示在列10。

圖8-23.當我們刪除列10到12之後,依然在工作表上的列將向上移動填滿空間。
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您可以在Microsoft Press Web的網站,找到範例檔:Editing.xls,就可以看到圖8-22,8-23,8-25和8-27的欄和列的標籤。網址為:

 http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/ 

另外,Excel會調整第10列的公式來符合被刪除的列。在我們刪除多餘的列之前,在儲存格B13(現在為B10)中的格式為

=SUM(B6:B12)

但是現在儲存格B10的公式為

=SUM(B6:B9)

您也可以使用 刪除 來移除整欄。只要選擇欄後再選擇 刪除 就可以了。那欄會從您的工作表上消失且其它的欄將依序地向左移動一欄。而且Excel會更新被刪除指令影響的公式。

只要您刪除的是整欄或整列,您就可以一下子刪除多個選擇範圍。舉例來說,您可以選擇欄A和欄F,然後選擇 刪除 。如果您選擇儲存格B6和欄C,然後選擇 刪除 ,您便會看到警告訊息:「這個指令無法使用於選取一整欄或列時,又同時選取其它的儲存格。請只選擇一整欄或一整列,或只選取單一區域儲存格」。

刪除部份的欄或列

您可以刪除部份的欄或列─即使是單一的儲存格。只要選取單一儲存格或多個儲存格再選擇 刪除 

舉例來說,要從圖8-23的工作表上刪除儲存格F6:F10而不影響欄F上其它的儲存格,選擇儲存格F6:F10然後從 編輯 功能表選擇 刪除 。Excel會顯示對話視窗如圖8-24。如您所看到的,Excel需要更多的資訊來完成 刪除 指令。您可以使用 刪除 對話視窗來移動現有的儲存格向左或向上來填滿空間或刪除整欄或整列。就這個例子來說,選 右側儲存格左移 然後按一下 確定 。Excel只刪除被選取的區域─F6:F10。之後Excel會調整工作表,所以儲存格G6:G10會移動到F6:F10,H6:H10會移動到G6:G10等等。圖8-25顯示工作表在刪除之後的樣子。注意!我們會擴充欄F到可以容納全部的儲存格。

圖8-24. 刪除 指令可以刪除特定儲存格的整欄和整列。

圖8-25. 右側儲存格左移 選項刪除了儲存格F6:F10。

您可以選擇F6到F10然後選 刪除 ,接下來選 下方儲存格上移 ,Excel只會移除F6到F10的範圍,之後會移動欄F剩下的儲存格─F11:F65536的範圍─向上移動五個儲存格。

提示

雖然您可以藉由復原來取消刪除,您還是必須要留心下列事項:

  • 當您在刪除一整欄或一整列之前,先捲動您的工作表,看看是否有重要資料可能會被刪除。

  • 如果您刪除一個包含公式的儲存格而且這個公式又跟其它的儲存格有關的話,一個#REF!的錯誤訊息將會出現在公式中。所以刪除有關公式的儲存格可能會導致大錯誤。

  • 當您刪除有關於引數的功能的一欄或一列時,Excel會更改引數來盡可能說明刪除後的情況。這個順應性是我們使用各種功能的可靠原因。

當您刪除部份的欄或列時,資料很容易被錯開。舉例來說,圖8-25在欄G的Total標籤並不會和同欄的其它資料一起向左移動。結果應該要在欄F的標題卻顯示在其它的欄位。我們可以藉由刪除儲存格F1:F10取代刪除儲存格F6到F10來預防這個問題。如圖8-26所示。(再強調一次,您必需要擴充欄F才可看到數字,否則您只會看到####的符號。)

圖8-26.我們刪除F1:F5的儲存格來調整欄位的標題。

插入欄或列

您可以使用 插入 功能表的指令來增加儲存格、欄或列到工作表上。舉例來說,當您已經調整並結束工作表上的工作之後卻發現公司還需要另一本雜誌的銷售調查。幸運的是,您可以使用 插入 功能表上的 欄 的指令來快速的插入一欄而不需要太多的重新計算和移動。

要在工作表上幫新雜誌插入一個新空間,只要選欄名,在這個範例中是欄F,然後從 插入 功能表上選 欄 指令。欄F的所有內容將會移動到欄G,欄F會閃爍並準備讓您輸入新資料。如圖8-27。

圖8-27. 插入 功能表上的 欄 指令新增新的一欄給新雜誌。

新插入的儲存格具有和左邊欄的儲存格相同的格式,且儲存格G6:G13的公式會因為延伸的範圍而調整。

相同的,想要插入一列,選擇您想要新增一列的上一列,然後選擇 插入  列 指令。除了新增一欄或一列外,您當然也可以藉由 插入 功能表的 儲存格 指令來新增儲存格,顯示如圖8-28的對話視窗中。

建立一個自訂插入和刪除工具列

Excel提供6個按鈕來插入和刪除欄或列。這些按鈕並不在任何工具列上,所以要使用它們,您必須要建立一個自訂儲存格或改變現有的儲存格。如果您要做很多的插入或刪除,您可以建立一個 插入/新增 的自訂工具列,包含6個工具,如下圖所示。


這些按鈕從左到右為:插入儲存格、插入列、插入欄、刪除、刪除列、刪除欄。從 檢視 功能表選擇 工具列 子功能表中的 自訂 指令。選擇 工具列 標籤,按一下 新增 按鈕,然後輸入工具列的名稱。然後選擇 指令 標籤。 插入 按鈕在 插入 的種類裡,而 刪除 按鈕在 編輯 種類中。(要獲得更多有關於如何建立一個自訂工具列,請見 第三章<工具列和功能表。> )

當您使用 插入  刪除儲存格 按鈕時,您不會看到 插入/刪除 的對話視窗。相反的,Excel會依普通常識法則來決定如何移動周圍的儲存格。如果選擇範圍的寬大於高,(舉例來說,兩個儲存格的寬和一個儲存格的高)則 插入儲存格 按鈕會自動向下移動儲存格,而 刪除儲存格 按鈕會向上移動儲存格。

使用插入列、插入欄、刪除列、刪除欄的按鈕是和選擇 插入/新增 對話視窗中的 整列  整欄 選項是相等的。您不需要一開始選取一整欄或一整列來使用這些按鈕。相反的,在您想要新增或刪除的每一列的下面或每一欄的右邊選取一個或多個儲存格就可以了。


圖8-28. 插入 功能表的 儲存格  插入 對話方塊。

如果您才剛使用過 剪下  複製 指令,從您的工作表轉移資料到Windows 剪貼簿 (一個可以暫存資料的記憶區),在 插入 功能表下的 儲存格 指令將變成 剪下儲存格  複製儲存格 指令。(這個指令通常不會顯示在簡短型功能表,按一下 插入 功能表底下的雙下箭號來顯示 剪下儲存格  複製儲存格 指令。)您可以同時使用這兩個其中之一的指令來插入需要的儲存格數目和在新儲存格貼上 剪貼簿 中的內容。在這種情況下要插入空白的儲存格首先要先按 ESC 來清除 剪貼簿 中的內容,然後再開 插入 功能表。 儲存格 指令會再一次出現。

請參閱

要獲得更多有關於 剪下  複製 指令,請見 本章<剪下和複製> ,要獲得更多有關於插入剪下的儲存格,請看 本章<插入剪下的儲存格> 。

 刪除 指令一樣,只要您選擇整欄或整列,當您使用 插入 指令時,您可以選擇不相鄰的範圍。

剪下和貼上

您可以使用 編輯 功能表的 剪下  複製 指令來移動輸入值和格式從一個地方到另一個地方。不像 刪除  清除 指令會移動儲存格和儲存格輸入值, 剪下 指令會使被選取儲存格的周圍閃爍,並把您選取的複製放在 剪貼簿 中,這樣您才可以貼在新位置。

當您選擇了您想放置被剪下的儲存格的範圍, 貼上 指令會把它們放在新位置,清除周圍閃爍的儲存格內的內容,並取消周圍閃爍。

請參閱

要獲得更多有關於使用滑鼠來剪下和貼上,請看 本章<用滑鼠移動和複製> 。

提示鍵盤也有 剪下  複製 指令的快速鍵。它也可以被使用在大部份Windows的應用程式中。您可以按 Ctrl+X 執行 剪下 指令,按 Ctrl+V 執行 貼上 指令。另一個可行的方法是,您可以按 標準 工具列上的 剪下  貼上 按鈕來執行這些指令。

當您使用 剪下  貼上 指令來移動一個範圍的儲存格時,Excel會清除被剪下儲存格的內容和公式,然後把它們轉移到要貼上的儲存格範圍。舉例來說,如圖8-29,要移動儲存格範圍A1到A5的內容到儲存格C1到C5,先選擇儲存格A1:A5,然後從編輯功能表選擇剪下。移動式字幕會出現在您選取的儲存格的周圍。接下來選擇儲存格C1,然後從 編輯 功能表選擇 貼上 。圖8-29底下顯示出結果。儲存格A1到A5的內容和公式將移轉到儲存格C1到C5,儲存格A1到A5變成空白。如果您在儲存格A1到A5輸入值的話,這些儲存格將會回復到預設的格式。

圖8-29.使用 剪下  貼上 指令來移動儲存格A1:A5到C1:C5。
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您可以在 http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/ 從Editing.xls找到在圖8-29和8-30使用的 剪下  貼上 的標籤。

當您移動一個儲存格,Excel會調整這個儲存格以外的區域而且這些區域的公式都跟這個儲存格有關。舉例來說,在圖8-29,儲存格A5包含公式

=SUM(A1:A4)

當我們移動儲存格A1:A5到儲存格C1:C5,不會對儲存格的內容有影響,但儲存格C5的公式會變成

=SUM(C1:C4)
剪下和貼上規則

當您使用 剪下  複製 指令,請注意以下的規則:

  • 您想要剪下的區域只能是一個長方形的儲存格區域。如果您想要選取多個區域然後剪下,您會看到您不能在選取多個不連續範圍時執行這個指令。請一次只選取一個範圍,然後執行這個指令。

  • 您只能在剪下之後才能貼上。想要在兩個或多個範圍貼上資料,要使用 複製 指令。您可以使用 清除 子功能表的指令來清除原有儲存格或範圍的內容。

  • 在您選擇貼上之前您並不需要選擇整個貼上的範圍。當您選擇了一個儲存格來當您貼上的範圍,Excel會自動延伸要貼上的區域來和被剪下的區域的大小和形狀相稱。而您選的儲存格會在要貼上的區域的左上方。如果您選了整個要貼上的區域的話,還是要確定是否跟被剪下的區域的大小和形狀相符合。如果您剪下的區域和貼上的區域的大小和形狀不相同的話,一個警告視窗會出現並顯示訊息「剪下區域和貼上區域的大小或形狀不同,無法貼上」。要解決這個問題,在警告視窗按一下 確定 並選擇新的貼上區域。

  • 當您使用 貼上 時,Excel會覆寫在貼上區域儲存格的內容和公式。如果您不想要失去已存在的儲存格的資料,請確定您的工作表有足夠的空白儲存格,可以讓您選取的儲存格在貼上區域的左上角,並可貼上剪下區域全部的資料。

使用重疊剪下和貼上範圍

在圖8-30,假設您想要移動在工作表左邊的儲存格A1:B5到儲存格B1:C5以填滿C欄,您可以選擇儲存格A1:A5,然後從 插入 功能表選擇 欄 指令,接下來在第一列到第五列的所有儲存格會向右移動一個欄位,而空白的欄位仍會存在。

圖8-30.當移動資料時,您可以使用重疊剪下和貼上區域。

幸運的是,Excel提供一個方法來解決這個問題。因為在Excel轉移您剪下區域的內容到您的貼上區域之前,它會清除剪下區域的內容,所以您可以使用重疊剪下和貼上範圍而不會失去重疊儲存格的資料。

當您使用 貼上 指令,Excel貼上被剪下的儲存格到您所選取的區域。如果被選取的區域已經包含資料的話,這個資料會被您所貼上的資料覆蓋。

在某些情況下,您可以從剪貼簿在已經存在的工作表儲存格上插入儲存格來取代貼在已經存在的儲存格上。要做以上的方法,使用 插入 功能表的 剪下儲存格 指令來取代 編輯 功能表( 剪下儲存格 指令通常並不會出現在精簡功能表,按一下在 插入 功能表的雙箭頭來顯示出 剪下儲存格 指令。) 剪下儲存格 指令只會在您已經剪下資料在剪貼簿中才會顯示並取代 儲存格 指令。(您也可以運用滑鼠在儲存格和儲存格範圍中直接執行此項動作,請看 本章<輸入和編輯的捷徑> 。)

舉例來說,在左圖8-31,要重新安排月份的位置使得月份從九月開始,八月結束,有以下的步驟:

  1. 選擇A10:A13,然後從 編輯 功能表選擇 剪下 
  2. 使A2儲存格成為作用中的儲存格。
  3.  插入 功能表選擇 剪下儲存格 

Excel在儲存格A2:A5貼上A10:A13的資料,然後向下移動其它欄A的資料到相符合的插入處。

圖8-31.我們藉由使用 編輯 功能表的 剪下 指令和 插入 功能表的 剪下儲存格 指令來清單底部的四個月份而不移動到其他的部分。
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您可在 http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/ 從檔案Editing.xls找到這個範例中使用的插入儲存格標籤。

收集和複製

在前一版的Excel中,您只可以在一時間內剪下和貼上一個項目。但在Excel 2000中新增了一個很棒的功能,功能名稱為 收集和複製 ,允許您在同一時間剪下和複製最多12個不同的項目,然後貼到您想要貼上的位置。您也許已經看過 剪貼簿 工具列,如下圖,且正在懷疑它到底是有什麼功用吧。


當您複製一個項目(一個儲存格,一個範圍,一些文字,一個物件等等),這個項目會被儲存在暫存記憶體裡,而這個暫時儲存的區域就是剪貼簿。在Excel 2000中,剪貼簿被擴大到您可以「掠過」多個工作表和活頁簿,收集最多12個您需在別處複製的項目。

如果您複製或剪下一個項目,然後又複製或剪下另一個,則 剪貼簿 工具列會自動的出現。(如果 剪貼簿 工具列沒有出現,選擇 檢視 功能表的 工具列 ,然後選擇 剪貼簿 。)當每一次您複製或剪下另一個項目時,另一個圖示會顯示在 剪貼簿 工具列上。上圖顯示在剪貼簿上有6個不同的項目,而剪貼簿就像一個調色盤,可以任您貼上您選擇的項目。當您剪下或貼上項目時, 剪貼簿 工具列會延伸相符的圖示直到12個空隙全滿。

要從 剪貼簿 工具列貼上一個項目,選取您想要貼上的那一個儲存格,然後按一下您要貼上的資料的代表圖示。當您停留滑鼠游標在某一個圖示的時候,一個提示會出現並告訴您這個項目包含什麼。在上圖,提示指出第三個項目包含February這個字。

您可以輕易地使用這個新功能來建立新清單。舉例來說,您可以從多個位置複製項目,然後按一下 剪貼簿 工具列的 全部貼上 按鈕來貼上全部的項目,而且貼上的順序會按照您收集的順序依序貼上一個欄位。如果要清除剪貼簿上的圖示來空出新位置,可以按一下 清除剪貼簿 按鈕。

複製和貼上

您可以使用在 編輯 功能表上的 複製  貼上 指令來複製被選取儲存格的內容和格式,然後貼在您工作表上的另一個區域而不影響原來的儲存格。您使用 複製 指令(或 標準 工具列上的 複製 按鈕)來指出您想要複製的儲存格範圍,然後使用 貼上 指令(或 標準 工具列上的 貼上 按鈕)來指出您所複製的值將要放在什麼位置。您也可以以按下 Enter 鍵來取代 貼上 指令,但只有在您只貼上一個複製值的時候才行。在選擇 複製 之後按下 Enter 鍵來貼上一個複製值,然後從剪貼簿移除複製的儲存格。(您也可以使用滑鼠直接在您的工作表上複製和貼上儲存格和儲存格範圍。)

請參閱

若要獲得更多有關於貼上的特殊指令,請看 本章<選擇貼上> 。

 貼上 指令可以從複製的儲存格貼上任何東西─輸入值、格式和註解。若只想要貼上某特定的元素,要使用 選擇性貼上 指令。

複製一個儲存格

假設您的工作表的儲存格A1包含一個值100。要複製儲存格A1的值到儲存格C1,只要選擇儲存格A1,然後從 編輯 功能表選擇 複製 ,接下來按一下儲存格C1,然後從 編輯 功能表選擇 貼上 

當您複製儲存格A1時,儲存格的周圍會閃爍,但不會顯示在您複製之後。這個周圍閃爍指出複製的儲存格還是在作用中的。只要周圍閃爍出現,您就可以繼續使用 貼上 來建立一個另外一個複製值。您甚至可以使用 視窗 功能表和在 檔案 功能表的 開新視窗 指令來使用其它的活頁簿和視窗而不會遺失掉您複製的區域。舉例來說,您可以使用 檔案 功能表的的 開新檔案 來開第二個活頁簿,然後複製一個儲存格並貼上到新的活頁簿。要結束貼上並清除 剪貼簿 上的內容,按一下 Enter 或按一下 Esc 

若要貼上不同大小和形狀的區域,您可以建立一個區域的多個複製值,如圖8-32

圖8-32.在您貼上之前,您可以藉由選取一個範圍來建立一個儲存格的多個複製值。

您當然也可以選擇多個不相鄰的貼上區域。舉例來說,要複製儲存格A1的內容到儲存格C1、C3和D2,有以下的步驟:

  1. 選擇儲存格A1。
  2.  編輯 功能表選擇 複製 ,或按一下 複製 按鈕。
  3. 選擇儲存格C1然後按住 Ctrl 鍵選擇儲存格D2和C3。
  4.  編輯 功能表選擇 貼上 ,或按一下 貼上 按鈕。

結果就如下圖8-33的工作表。

圖8-33.您可以複製一個儲存格並貼上多個儲存格。
複製範圍

如同複製一個儲存格,您也可以使用 複製 指令來複製範圍。

就像 剪下  貼上 指令,當您複製一個範圍的儲存格時,您不用選擇整個貼上區域。您只需要選取貼上範圍最左上角的那一個儲存格就可以了。

當您複製後,周圍閃爍會一直保持作用中。您可以一直貼上複製的內容到新的貼上區域,直到您按下 Enter  Esc 。按下 Enter  Esc 會關掉周圍閃爍並從 剪貼簿 清除複製的內容。

您也可以建立複製區域的多個複製值。但是當您貼上複製範圍時並不是每一個貼上區域都是有效的。舉例來說,如果您複製儲存格A1:A3,然後選定一個區域如C1:C2,則會有一個警告訊息「複製區域和貼上區域的大小和形狀不同,無法貼上」出現。換句話說,您可以選擇每一個貼上區域的第一個儲存格或選擇一個或多個和複製區域大小和形狀都相同的貼上區域。

插入複製的儲存格

當您使用 貼上 指令時,Excel會貼上複製的儲存格到工作表上選取的區域。如果被選取的區域原本已經有包含資料的話,這個資料會被您貼上的資料所取代。有了 插入 功能表的 複製儲存格 指令的幫助,您可以從 剪貼簿 在已經存在的工作表儲存格上插入資料,而不用貼上已存在的儲存格上。 複製儲存格 指令只有在您已經複製資料到剪貼簿上才會出現。( 複製儲存格 指令通常不會顯示在精簡功能表上。按一下 插入 功能表底部的雙箭頭來顯示出 複製儲存格 指令。)

請參閱

要獲得更多有關於插入剪下的儲存格的資訊,請看 本章的<插入剪下的儲存格。> 

 複製儲存格 指令和 剪下儲存格 指令的工作方式相似。若Excel需要如何調整工作表的更多資訊的話,它會顯示如前面圖8-28相似的對話視窗。選擇 現有儲存格右移  現有儲存格下移 ,然後按一下 確定 來結束操作。

複製相對、絕對和複合的參照

如您在 第六章所學的<建立公式> ,Excel使用兩種儲存格參照的型式:相對和絕對。當您在使用 複製 指令,這兩種型式的參照使用起來是非常的不一樣。

相對參照

當您複製一個包含相對參照的儲存格時,在貼上區域的公式並不會和複製區域相關。相反的,Excel會改變和貼上區域相關連的公式參照。

回到本章圖8-26的工作表,假設您在儲存格G6輸入公式

=AVERAGE(B6:E6)

這個公式會算出四個儲存格範圍的平均值。當然您也想要計算出其它範圍的平均值。您可以不用在G欄的每一個儲存格打入新公式,而是選擇儲存格G6,然後從 編輯 功能表選擇 複製 。接下來選擇儲存格G7:G10,然後從 編輯 功能表選擇 貼上 。結果將顯示在圖8-34。因為在儲存格G6的公式包含相對參照,Excel會調整每一個複製的參照。結果是,每一個複製的公式將會算出相對應的列的儲存格平均值。舉例來說,儲存格G7所包含的公式為

=AVERAGE(B7:E7)
絕對參照

當您複製儲存格時,為了確保儲存格參照不會改變,要使用絕對參照。舉例來說,圖8-35左邊的工作表,儲存格B2包含應付給員工的時薪費用,而儲存格C5包含公式

=B2*B5

假設您想要複製儲存格C5的公式到C6:C8。圖8-35右邊的工作表顯示出若您複製已存在的公式到這個範圍的結果。在儲存格C6的公式回到值為0,而儲存格C7包含#VALUE!的錯誤值。如果您仔細一點看儲存格C6:C8的公式的話,您將會發現他們都跟儲存格B2沒有關連。舉例來說,儲存格C6的公式是

=B3*B6

圖8-35.在儲存格C5的輸入值為一個包含相對參照的公式。我們不正確的複製儲存格C5的相對參照公式到儲存格C6:C8。
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您可以在 http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/ 的檔案Editing.xls找到圖8-35和8-36的絕對參照紀錄。

因為儲存格B3是空的,所以公式回到0。相同的,儲存格C7包含的公式為

=B4*B7

因為儲存格B4包含的是一個標籤而不是一個值,所以儲存格C7的公式會傳回錯誤值。

因為原始公式對儲存格B2是相對參照,所以當您複製公式到其它儲存格時,它會改變。要使在儲存格B2的時薪費用對每一個計算都能作用,當您在複製之前必須先改變儲存格B2的參照為絕對參照。

您可以由在欄和列的參照前輸入貨幣符號($)來改變參照的型式。$符號會告訴Excel鎖住參照。舉例來說,圖8-35的工作表,您可以選擇儲存格C5,並在B和2之前輸入貨幣符號,公式變成

=$B$2*B5
提示

您可以藉由在任何鄰近參照的地方放置一個插入點然後按下F4來調整公式參照。當每一次您按下F4時,Excel會轉換最近的參照到另一種型式。

當您複製修改後的公式到儲存格C6:C8,每一個公式將被調整成第二種參照。如圖8-36,儲存格C6包含公式為

=$B$2*B6

圖8-36.我們建立一個絕對參照到儲存格B2
混合參照

在Microsoft Excel 2000中,您也可以在公式中使用混合參照來固定一部份的儲存格參照。在混合參照中,一部份是絕對,另一部份是相對。當您複製一個混合參照時,Excel會固定住絕對參照的部份,而調整公式相對參照的部份來反應儲存格的位置。

在一個混合參照中,貨幣符號出現在絕對參照之前。舉例來說,$B2和B$2是混合參照。但是$B2是使用欄的絕對參照和列的相對參照,B$2是使用欄的相對參照和列的絕對參照。

要建立一個混合參照,您可以在欄或列的參照前面輸入$符號或您可以使用F4鍵來切換四個絕對和相對參照─從B2到$B$2到B$2到$B2。

在圖8-37的貸款支付表顯示出混合參照在這種情況是很方便的。使用混合參照,您只需要在儲存格C5輸入一個公式,然後您可以複製下來以填滿所有的表格。儲存格使用下面的公式

=-PMT($B5,10,C$4)

要計算借了$10,000且要借10年,利息為7%,每一年應付多少錢。我們複製這個公式到儲存格C5:E8來計算三個貸款數目使用四個利率所應付的錢。

圖8-37.貸款支付表使用包含混合參照的公式。
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您可以在 http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/ 的檔案Editing.xls找到混合參照的這個範例。

第一個儲存格參照,$B5,指出我們希望所有的值都要和B欄相關連,列的參照仍保持相對,所以複製的公式在第6列到第8列仍會對應到B6:B8的正確利率。相同的,第二個儲存格參照,C$4,指出我們希望貸款項目總是和第四列相關連。在這個範例中,欄的參照仍保持相對參照,所以複製的公式在C欄到E欄仍會對應到C4:E4正確的貸款數目。舉例來說,儲存格E8包含公式為

=-PMT($B8,10,E$4)

若沒有使用混合參照,我們則必須在儲存格C5到E8逐一為每一個欄或列的計算編輯公式。

您也可以使用剪下、複製、貼上和清除來編輯資料編輯列的輸入值。通常重新輸入一個值或一個公式是容易的,但當您要輸入一個很長且很複雜的公式或標籤的話,使用 編輯 功能表的指令會比較方便一些。舉例來說,您要加入另一個very到一個標籤中。

放置一個插入點到字very的左邊,打入一個逗號和一個空白鍵,然後打入字very。另一個可行的方法您可以參考以下的步驟:

  1. 選擇第一個句子的字very,逗點,和資料編輯列逗點後面的空白間隔。
  2.  編輯 工具列選擇 複製 指令或按一下 標準 工具列的 複製 按鈕。
  3. 在第二個very的v前面放入一個插入點。
  4.  編輯 工具列選擇 貼上 指令或按一下 標準 工具列的 貼上 按鈕。
  5. 按下 Enter 來鎖住經過修改的輸入值。

您的標籤現在變為

您也可以使用這種功能來複製全部或部份的公式到另一個儲存格。舉例來說,假設儲存格A10包含公式為

當您想要在儲存格B10輸入

請參考以下的步驟:

  1. 選擇儲存格A10
  2. 在資料編輯列,選擇您想要複製的字串─在這個範例中是
    NPV(.15,A1:A9)
  3.  編輯 工具列選擇 複製 (或按一下 複製 按鈕),然後按下 Enter  Esc 
  4. 選擇儲存格B10,輸入『=』,來開始輸入一個公式,然後從 編輯 工具列選擇 貼上 (或按一下 貼上 按鈕)。

當您在資料編輯列中剪下、複製和貼上時,公式的儲存格參照並不會被調整。

有時當您想要移動或複製一個儲存格的內容,但卻不想要複製這個儲存格所包含的公式,或當您想要複製公式卻不想要複製這個儲存格的格式時, 編輯 功能表的 選擇性貼上 指令提供一個方便的方法來貼上一個複製的儲存格的某些特定元素。

舉例來說,在圖8-38的儲存格F4包含的公式為


圖8-38.我們要在儲存格G4使用儲存格F4的值。
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您可以在 http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/ 找到檔案Editing.xls,並發現在圖8-38和8-40所用的 選擇性貼上 的紀錄。

要在儲存格G4使用儲存格F4的值而不複製F4的公式,請按照以下的步驟:

  1. 選擇儲存格F4然後從 編輯 功能表選擇 複製 ,或按一下 標準 功能表的 複製 按鈕。(您必須選擇 複製 才可使用 選擇性貼上 。當您選擇 剪下 時, 選擇性貼上 是不能被使用的。)
  2. 選擇儲存格G4然後從 編輯 功能表選擇 選擇性貼上 
  3.  選擇性貼上 的對話視窗中,如圖8-39,選擇「值」的選項,然後按一下 確定 
  4. 按下Esc來清除周圍閃爍並清除 剪貼簿 
提示

在您複製一個儲存格或範圍後,這裡有一個快速的方法來顯示 選擇性貼上 的對話視窗。用滑鼠右鍵按一下您要貼上的那一個儲存格。快顯功能表將出現並包含 選擇性貼上 指令。


圖8-39. 選擇性貼上 對話視窗讓您選擇性地貼上一個儲存格或一個範圍的屬性。

當您在 選擇性貼上 對話視窗中選擇 值 的話,Excel只會在儲存格G4貼上儲存格F4的值。在這個操作完成之後,儲存格G4包含數值88。Excel並不會貼上原始儲存格的公式或格式,所以您要是稍後在儲存格B4:E4之一改變任何值的話,在儲存格G4的值並不會跟著改變。

 公式 選項只會從複製區域的儲存格轉移公式到貼上區域的儲存格。任何在複製區域儲存格的格式或註解仍然不會被影響。

 格式 選項只會從複製區域轉移格式到貼上區域。這個選項和選擇一個範圍的儲存格然後從 格式 選項選擇適當的指令有相同的效果。舉例來說,在圖8-38,儲存格F3:F8有一些框線和字型的格式;儲存格H3:H8則沒有被格式化。如果您複製儲存格F3:F8,並使用 選擇性貼上 對話框中的 格式 選項,來貼上它們的格式到儲存格H3:H8,則結果如圖8-40的工作表。複製儲存格的格式被貼上儲存格H3:H8,但內容則沒有被貼上。

圖8-40.使用 選擇性貼上 對話框中的 格式 選項,則只有儲存格F3:F8的格式會被貼上儲存格H3:H8。

有時候您想要複製一個儲存格到另一個位置卻不想要破壞您花很多時間所做的框線的話,您可以使用 框線以外的全部項目 選項。

提示

您可以使用在 標準 工具列的 複製格式 按鈕快速地從一個儲存格或一個範圍的儲存格複製和貼上格式。要獲得更多有關於 複製格式 按鈕的資料,請見 第七章<運用工具列來格式化> 。

 驗證 選項提供只貼上被選取的儲存格的資料驗證設定。 全部 選項從複製區域貼上公式、數值、格式和儲存格註解到貼上區域。您也許會懷疑Excel為何會提供這個功能,因為選擇 全部 和選擇 貼上 有相同的效果。這個問題帶我們到下一個主題─ 運算 選項。

運算選項

若要獲得有關於資料驗證的資料,請看 第二十五章的<驗證資料輸入值> 。

請參閱

要獲得更多有關於儲存格註解的資料請看 本章的<加入一個註解到儲存格> 。

您可以使用在 選擇性貼上 對話視窗中 運算 區域的選擇,來結合複製區域和貼上區域的內容。當您至少選擇一項選項的話,Excel並不會覆寫貼上區域。相反的,它會使用特定的運算來結合複製區域和貼上區域的內容。舉例來說,當我們想要計算出每一個同學的最後成績時,我們需要在圖8-41的F欄和G欄增加考試成績的平均和加分。要結合這兩個區域的平均,

請參考以下的步驟:

  1. 選擇儲存格F4:F8,然後從 編輯 功能表選擇 複製 
  2. 選擇儲存格H4,然後從 編輯 功能表選擇 選擇性貼上 
  3.  選擇性貼上 對話視窗選擇 值 的選項,然後按一下 確定 來只貼上儲存格F4:F8的值到儲存格H4:H8。(因為被貼上的儲存格仍然被選取,您只要再選擇 選擇性貼上 指令,然後選擇只貼上 格式 ,則數值將會被正確地顯示。
  4. 選擇範圍G4:G8,然後再選擇 複製 
  5. 選取儲存格H4,然後選擇 選擇性貼上 
  6.  選擇性貼上 對話視窗中,選擇 值 的選項,然後選擇 加 的選項,再按一下 確定 

圖8-41.我們使用 選擇性貼上  值 的選項來複製平均到 結合 欄位,然後使用 加 的運算來結合平均和加分。
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您可以在 http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/ 從檔案Editing.xls找到在圖8-41和圖8-42運用運算的記錄。

如您所看到的,在圖8-41這個工作表的底部,Excel增加了在儲存格G4:G8的值到儲存格H4:H8。

 選擇性貼上 的對話視窗中 運算 區的其它選項使用不同的運算來結合複製區域和貼上區域的值。 除 選項以複製區域為除數,貼上區域為被除數來做除法。 乘 選項乘上兩個範圍的值。 減 選項的運算是貼上區域的值減掉複製區域的值。

當您要利用 運算 選項時,您可以從 選擇性貼上 的對話視窗選擇 值 的選項。只要複製區的輸入值為數值的話,您可以使用 全部 的選項來代替 值 的選項。且使用 全部 的選項可以複製複製區域的數值和格式到貼上區域。如果複製區域包含公式的話,若您使用 全部 的話,您也許會得到不可預期的結果。

提示

有一個原則。當複製區域包含公式的話,避免使用 選擇性貼上  運算 選項時又使用 全部 選項。事實上,貼上區域包含公式的話,也最好必免使用 運算 選項。

請參閱

要獲得更多有關於超連結和Web工具列的資料,請看 第十九章<超連結和網際網路> 。

貼上超連結

 編輯 功能表的 貼上超連結 指令是另一種特定目的的「選擇性貼上」指令:要貼上一個超連結到您指定的位置的複製資料。當您建立一個超連結,Excel基本上會在被選取的儲存格上畫一個看不見的方塊,當您按一下它時,它就像一個按鈕一樣。(這個指令通常不會出現在精簡功能表上,按一下 編輯 功能表底部的雙箭頭來顯示 貼上超連結 指令。)

如果您熟悉網際網路的話,超連結和您在網站上看到的連結很像,當您按一下時,會連結到另一個網頁。新網頁可能會在同一部電腦上或在世界的另一邊。有了瀏覽器,您可以增加一個超連結到網際網路的某個地方。您可以在Excel工作表上使用超連結來做相似的動作,也許可以使用超連結連結到另一個包含其它資訊的活頁簿上。您也可以建立一個連結到其它Office文件的超連結,如用Microsoft Word做的報告,或Microsoft PowerPoint所做的報表。

在Excel裡,您藉由複製一個儲存格或一個範圍來建立超連結,到您想要超連結的位置(在相同的工作表、不同的工作表或不同的活頁簿),然後選擇 貼上超連結 

當您移動滑鼠到新超連結上時,指標會變成一個小手,指出當您按一下這裡時會有某些事情發生,然後會出現視窗提示,並顯示出超連結連結的文件名稱,如下圖。


當您按一下超連結時,您複製的文件將會出現在螢幕上。您貼上超連結的儲存格或範圍裡的資料將變成另一種顏色,並被劃底線,指出它已經被格式化成一個連結了。另外,如上圖,當您建立一個超連結連結到另一個文件時, Web 工具列將會顯示。您可以利用 Web 工具列左邊的 上一頁  下一頁 按鈕快速地在超連結工作表中前後移動。

若要編輯或刪除一個超連結,移動滑鼠到超連結上,並按一下滑鼠右鍵來顯示快顯功能表。然後選擇 超連結 子功能表其中之一的指令。

如果複製區域包含文字的輸入值的話,當您使用 選擇性貼上  運算 選項(至少選一項)時,Excel並不會貼上文字的輸入值到貼上區域。舉例來說,如果您複製圖8-41的儲存格A4(文字),然後使用 選擇性貼上  值  乘 的選項來結合儲存格B4(數值)的話,並不會有任何結果發生。

不管您選擇什麼 運算 選項,在複製和貼上區域空白的儲存格的值都是0。

貼上連結

 選擇性貼上 對話視窗的 貼上連結 按鈕(如圖8-39)是一個很方便的方法用來建立一個儲存格或一個範圍的參照。當您按一下 貼上連結 按鈕時,對複製區域的絕對參照將會被貼上新的位置。舉例來說,若您複製儲存格A3,然後選擇儲存格B5,然後從 編輯 功能表選擇 選擇性貼上 ,然後按一下 貼上連結 按鈕,則儲存格B5的公式將變成

=$A$3

若您是複製一個範圍的儲存格的話, 貼上連結 指令會在相同大小和範圍的新區域裡的每一個儲存格貼上和複製區域相似的公式。

略過空格

 選擇性貼上 對話視窗包含了 略過空格 選項。當您在使用Excel並想要忽視複製區域的空白儲存格時,這個指令是相當有效的。一般來說,如果您的複製區域包含空白儲存格時,Excel會在貼上區域相對應的儲存格貼上空白儲存格。結果,貼上區域的內容、格式和註解將會被空白儲存格所覆寫。當您使用 略過空格 選項時,在貼上區域的相對應儲存格將不會受到影響。

轉置

您可以使用 選擇性貼上 對話視窗中的 轉置 選項來重新改變複製區域的內容到貼上區域:在列的輸入值顯示在欄,在欄的輸入值顯示在列。為了說明,我們使用 轉置 選項來轉置圖8-38的儲存格B3:E3。如果您複製儲存格B3:E3,指定儲存格H3為貼上區域的開始儲存格,並使用 選擇性貼上  轉置 選項。結果顯示在圖8-42。

圖8-42. 轉置 選項改變貼上的區域。

如果轉置的儲存格包含公式的話,Excel會轉置公式和值,並調整儲存格參照。要確定轉置的公式和正確的儲存格相關聯,您可以使用絕對參照。要獲得更多有關於絕對參照的資料,請見 第六章的<在公式中使用儲存格參照> 。

在陣列中使用選擇性貼上

當有任何公式在一個陣列裡面的話,您可以藉由選擇整個陣列區域,然後選擇 複製 ─不要變換您選擇的區域─然後選擇 選擇性貼上 來轉換一個陣列公式的結果到一個常數的序列。如果您在 選擇性貼上 對話視窗中選擇 值 的選項,Excel會以固定的值覆寫陣列公式。因為現在範圍包含固定的值而不是公式,所以Excel將不再把選擇的區域當成是一個陣列。

 編輯 功能表的 填滿 子功能表中有幾個指令。當您想要複製一個或多個儲存格到鄰近的一組儲存格時, 向下填滿、向右填滿、向上填滿  向左填滿 指令是很方便的方法。當您選擇這些指令之前,先選擇您想要填滿的區域和您想要填滿被選取區域的儲存格(這些儲存格可能包含公式、值和格式,但當您使用 填滿 指令時,註解是不被包含的。)

提示

您可以用鍵盤的快速鍵快速地填滿一個被選取區域。只要按下 Ctrl+D (下)向下填滿被選取的儲存格,或按 Ctrl+R (右)向右填滿被選取的儲存格。

您可以使用 填滿 子功能表的 向右填滿 指令來複製儲存格。在圖8-43,我們先選取儲存格A1:C4,然後從 編輯 功能表選擇 填滿  向右填滿 來複製儲存格A1:A4的內容到儲存格B1:C4。

圖8-43.我們從 編輯 功能表選擇 填滿  向右填滿 來複製儲存格A1:A4的資料到儲存格B1:C4。

如果在B1:C4的任何儲存格中有包含輸入值的話,它們將會被 填滿 指令所覆寫。(您也可以使用滑鼠直接在您的工作表上填滿儲存格範圍,只要拖曳填滿控點到您想要複製的區域。請見 本章的<編輯和輸入的捷徑> 。)

 填滿 子功能表中的 填滿工作群組 指令允許您在相同的活頁簿中從一個工作表複製一個儲存格到另一個工作表。要獲得更多有關於 填滿工作群組 指令的資料,請見 第九章<同時編輯工作表群組> 。

您可以使用在 填滿 子功能表的 數列 指令快速地建立一個數值或時間的數列。您只須要提供一個起始值、要填滿的區域、漸增數列的間隔(間距值),如果您要的話,再提供一個數列的最大值(終止值)。

讓我們實際地看一下 數列 指令吧。假設儲存格A1和A2包含值10和20。如果您選擇儲存格A1:A10,然後從 填滿 子功能表選擇 數列 ,Excel將顯示對話視窗如下圖8-44。

圖8-44.使用 數列 對話視窗來建立一個規律的數列。

要建立一個數列,先告訴Excel您是要在欄或是要在列建立一個數列。 列 選項告訴Excel使用每一列的第一個值來填滿右邊的儲存格。 欄 選項告訴Excel使用每一欄的第一個值來填滿以下的儲存格。在這個範例中,選擇的區域的高大於它的寬,所以 欄 選項自動地被選擇。

接下來選擇您要建立數列資料的型式。Excel使用 類型 選項和儲存格A1:A2的起始值和間距值來建立您的資料數列。 等差級數 選項是增加間距值到您工作表上的值, 等比級數 選項是以間距值乘以被選取的第一個值。如果您選擇 日期 選項的話,您可以從 日期單位 選項選擇日期數列的型式。現在,我們按一下 確定 來接受在間距值編輯方塊中所建議的值10。

請參閱

請進一步參考 本章<運用滑鼠來完成填滿和數列> 以及 第13章<輸入一連串的日期> 相關章節。

現在輸入兩個相同的起始值(10和20)在儲存格C1和C2中。選擇範圍C1:C10,然後再一次選擇 數列 指令。這次我們使用 等比級數 和間距值為10。兩個數列的結果如下圖8-45所示。

圖8-45.兩個欄位我們都使用相同的起始值,我們在A欄建立一個等差級數列,在C欄建立一個等比級數列。

 數列 對話視窗中的 自動填滿 選項提供一個很棒的方法來建立一個資料數列。假設您輸入一個或多個值為例子, 自動填滿 會以被選取值的間隔來延伸數列。

請參閱

請進一步參考 本章前面的<運用滑鼠來完成填滿和數列> 小節。

段落重排指令

您可以使用在 填滿 子功能表的 段落重排 指令來劃分一個儲存格的輸入值到兩個或多個列中。和其它的 填滿 指令不同, 段落重排 會影響原始儲存格的內容。( 段落重排 指令通常並不會出現在精簡功能表中,按一下 編輯 功能表的 填滿 子功能表底部的雙箭頭來顯示 段落重排 指令。)

舉例來說,在圖8-46左邊的儲存格A1包含一個長標籤。要分開這個長標籤使它符合每一個儲存格的大小,選擇儲存格A1,然後從 編輯 功能表的 填滿 選擇 段落重排 

圖8-46. 段落重排 指令分配儲存格A1的長標籤到儲存格A1:A7。

當您選擇 段落重排 指令,Excel會顯示訊息:「文字超出選定範圍」。在警告視窗中按一下 確定 ,則Excel會延伸被選取的範圍到需要調整的範圍並覆寫在延伸範圍中任何儲存格的內容。結果顯示在圖8-46的右側。如果要預防覆寫,按一下警告視窗的 取消 ,並拉寬欄位的寬度,然後再選擇 段落重排 

如果稍後您決定要編輯儲存格A1:A7的輸入值或想要改變包含這些標籤的欄位的寬度,您可以再使用 段落重排 指令來再分配這些文字。舉例來說,您可以拉寬圖8-46A欄的欄寬。選擇儲存格A1:A7的範圍,然後選擇 填滿  段落重排 。在圖8-47中顯示出結果。

圖8-47.在拉寬A欄之後,使用 段落重排 來再分配文字。

當您使用 段落重排 時,若您選了多個欄位的範圍,Excel會重排您選取範圍中最左邊的欄位值,並使用您全部選取範圍的寬度當成指導方針來決定重排標籤的長度。在鄰近欄位的儲存格並不會受到影響。結果有一些標籤的顯示可能會被後來的欄位值所截短。

提示

您可以使用 資料 功能表的 匯入文字檔案 指令來水平地分配儲存格輸入值。 匯入文字檔案 指令位在 資料 功能表中,因為您通常是從其他程式匯入資料庫資料到Excel中的時候使用到它。

任何在最左邊的文字欄位的空白儲存格,您可比把它當做是一個"段落"運算子。也就是說當Excel重排文字輸入值時,它會分類空白儲存格以上的標籤和以下的標籤。

尋找和取代資料

假設您已經建立一個很大的工作表,然後現在您需要在工作表找出每一個特殊的字串或值。(一個字串被定義成任何可以在儲存格輸入字母的數列─文字、數值、數學運算子或音標。)您可以使用 編輯 功能表的 尋找 指令來移到任何字串,包括公式中的儲存格參照或工作表中的值。

請參閱

要獲得更多有關於連結的公式和錯誤值的資料,請見 第六章<建立公式> 。

當您想要找到連結的公式或錯誤值時,如#NAME?或#REF!,這個指令是相當好用的。您也可以使用 取代 指令來覆寫您找到的字串。

使用尋找

如果您想要尋找整個工作表並移到某個字串,您只要先選擇一個儲存格。Excel會從那個儲存格開始尋找整個工作表,若您只想要尋找一個部份,您可以選擇適當的範圍來做尋找。

當您從 編輯 功能表中選擇 尋找 指令或按下 Ctrl+F ,您會看到如圖8-48的對話視窗。首先先指定 尋找 字串─您想要尋找的字串。

圖8-48.使用 尋找 對話視窗來移至一個特定的字串。
順序選項

您可以使用在尋找對話視窗中的 順序 選項來決定是循欄尋找還是循列尋找。當您使用 循列 尋找時,Excel會從被選取的儲存格開始,一列一列地水平搜尋整個工作表。如果它找到了指定的字串,Excel會強調包含指定字串的儲存格並停止搜尋。如果在尋找完全部的工作表之前還沒找到指定的字串,Escel會回到儲存格A1並繼續尋找整個工作表直到它找到指定的字串或回到原來被選取的儲存格。

如果您認為字串位於被選取儲存格的右邊,就選擇 循列 選項。 循欄 選項是從被選取的儲存格開始循欄來搜尋整個工作表。如果認為字串在您選取的儲存格的下面的話,就選擇 循欄 選項。

搜尋選項

 尋找 對話視窗中的 搜尋 選項告訴Excel搜尋指定字串的的公式、值或是註解。當您選擇 公式 時,Excel會搜尋在工作表儲存格所包含的公式。當您選擇 值 時,相反的Excel會搜尋經過公式計算過後的值,或者是固定的值。當您選擇 註解 時,Excel會檢視任何附在儲存格上的註解文字。

請參閱

要獲得更多有關於註解的資料,請見 本章<加入一個註解到儲存格中> 。

 公式  值 選項的細微差別通常不易分別。記住,一個儲存格實際的值和顯示在儲存格的值並不一定是相同的。當您使用 公式  值 選項時,您必須要有以下的認知:

  • 如果一個儲存格包含一個公式的話,則儲存格所顯示的值通常是那個公式的結果。(例如數值100,如果公式和文字有關的話,則可能是一個字串)

  • 如果一個儲存格包含一個數值的話,則顯示的值有可能會跟儲存格實際的值相等或不等。

  • 如果一個儲存格為 一般 格式的話,則儲存格顯示的值和儲存格的內容通常是相等的。

  • 如果一個包含數值的儲存格有別的格式的話,則儲存格的內容和顯示的值可能會不一樣。

  • 若一個儲存格包含文字輸入值的話,則它實際的值和顯示的內容通常是相同的。

在圖8-49的工作表中,儲存格B2和B3包含數值1000,儲存格B2的值為一般的格式,儲存格B3使用 貨幣 格式。儲存格C2包含值600並被指定名稱為Test。儲存格C3包含值400儲存格C4包含公式為

=Test+C3

則回傳值為1000。儲存格E5包含標籤Test。

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您可以在 http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/ 找到範例檔案Find.xls。


圖8-49.用這個工作表來測試在一個值或一個公式的字串的搜尋。

假設您選擇儲存格A1,從 編輯 功能表選擇 尋找 (或按下 Ctrl+F ),然後在 尋找 字串編輯方塊中輸入1000。如果您在 搜尋 選項中選擇 值 並按一下 找下一筆 ,Excel會檢視在每一個儲存格所顯示的值。它一開始會先找到在儲存格B2的字串1000。如果您再按一下 找下一筆 或按下 Enter ,Excel會在儲存格C4找到下一筆指定的字串(1000)。Excel會忽略儲存格B3的值,因為它顯示的值是$1,000,並沒有準確的符合 尋找 字串,1000。因為您是透過 值 來搜尋而不是透過 公式 來搜尋,則Excel會忽略儲存格實際的值為1000的事實。

提示

如果您關掉 尋找 對話視窗之後想要搜尋在您工作表的下一筆搜尋字串,您可以按下 F4 ,這是鍵盤的快速鍵,用來重複上一個動作。

現在假設您再一次地選擇儲存格A1,並且重覆尋找,而這次選擇 公式 選項。如同前面所提到的,Excel會在儲存格B2先找到符合 尋找 字串的項目。如果您按一下 找下一筆 ,Excel現在會停在值為1000並有貨幣格式的儲存格B3。因為您是透過公式搜尋而不是顯示的值,所以Excel會忽略儲存格的格式。相反的,它尋找符合 尋找 字串的儲存格實際值。

如果您再按一下 找下一筆 ,Excel會回到儲存格B2。在這個搜尋中,Excel會忽略儲存格C4的值。即使這個儲存格所顯示的值為1000,它事實上包含的公式為=Test+C3,並不符合 尋找 字串的指定字串。

讓我們再看一個範例。如果您指定「Test」為 尋找 字串,並使用 公式  搜尋 選項,Excel會先在公式為=Test+C3的儲存格C4找到搜尋字串「Test」。這一個搜尋並不是易受影響的例子。如果您再按 找下一筆 ,Excel會找到包含標籤為「Test」的儲存格E5。如果您再尋找一次,並把 搜尋 選項改為 值 ,則Excel只會搜尋到儲存格E5的「Test」。想要找到儲存格C2的定義名稱「Test」,您必須使用在 編輯 功能表的 到 指令或在 資料編輯列  名稱方塊 中選擇名稱。

請參閱

要獲得更多有關於 到 指令的資訊,請見 第五章<使用 到 指令> 。

大小寫須相符

如果您在 尋找 對話視窗中選擇 大小寫須相符 的選項,Excel會分辨大小寫字母。它只會尋找和尋找字串大小寫符合的字串。如果您沒有選擇這個選項的話,Excel將會不理會大小寫的差別。

儲存格內容須完全相符

您可以使用在 尋找 對話視窗中的 儲存格內容須完全相符 選項來指定尋找完全正確的字串。通常 尋找 會搜尋有關 尋找 字串的字,即使它只是某個字串的一部份。舉例來說,工作表上只有兩個輸入值,數值998和數值99。如果您指定 尋找 字串為99,則Excel將會找到和 尋找 字串相符合的99和包含 尋找 字串的998。但是若您指定99為 尋找 字串,並選擇 儲存格內容須完全相符 選項的話,Excel只會尋找到輸入值99。

萬用字元

您可以使用萬用字元?和*來擴大您搜尋的範圍。當您在搜尋一組相似但不相同的輸入值時或當您在搜尋一個您不太記得的輸入值時,萬用字元是相當有用的。

?字元可以替代搜尋字串中的任何單獨字元。舉例來說吧,和 尋找 字串為100?相符合的字輸入值有1000,1001,1002,1003等等一直到1009。(它也符合輸入值如100A,100B等等)

請參閱

要獲得更多有關於萬用字元的資料,請見 第二十五章<在自訂準則中使用萬用字元> 。

*字元可以替代搜尋字串中一個或多個的字元。舉例來說,和 尋找 字串1*相符合的輸入值有10,15,100,1111,10001,123456789,123 Maple Street和1-800-MSPRESS。

您可以在 尋找 字串中的任何地方使用萬用字元。舉例來說,您可以使用字串*s來找出輸入值為s結尾的字串。或您可以使用字串*es*來找出在儲存格裡任何地方包含es的字串。

要找出包含?或*的字串,在字元前輸入一個波狀符號(~)。舉例來說,想要找到字串who?─但不是whom─輸入who~?當成您的 尋找 字串。

使用取代

想要加入新的字元,您可以用新的字串來取代一個指定的字串。 取代 指令和 尋找 指令的工作原理很像。當您從 編輯 功能表選擇 取代 指令(或按下 Ctrl+H 或按一下 尋找 對話視窗的 取代 按鈕),您可以看到如圖8-50的對話視窗。

圖8-50.使用 取代 指令來用一個新的字串取代一個指定的字串。

舉例來說,要置換每一個Joan Smith的字串為John Smith,在 尋找 字串編輯方塊打入Joan Smith,然後在 取代成 字串編輯方塊打入John Smith。按一下 找下一筆 按鈕或按下 Enter 來移動到下一筆的符合字串而不改變儲存格的內容。當您移動到您想要改變的字串的位置時,按一下 取代 按鈕來用 取代成 字串替換 尋找 字串。在取代儲存格的字串之後,Excel會移動到下一筆符合的字串。

要用 取代成 字串替換每一個的 尋找 字串的話,按一下 全部取代 的按鈕。Excel會移到每一個包含 尋找 字串的儲存格並取代它們而不是暫停在符合的字串來允許您改變或跳過當前的儲存格。

您也可以在 尋找 字串中使用萬用字元(?和*)來擴大您的搜尋。舉例來說,想要改變字串名稱Joan Smith和John Smith為John Smythe,在搜尋字串方塊打入『Jo?n Smith』,在 取代成 字串方塊打入『John Smythe』,並按下 全部取代 按鈕。Excel會改變所有符合JoanSmith和John Smith的字串為John Smythe。

注意

雖然您可以在 尋找 字串編輯方塊中使用萬用字元來幫助您搜尋,但若您在 取代成 字串編輯方塊輸入萬用字元的話,Excel會照字面的以?或*符號來取代符合 尋找 字串的字串。


訂正錯字

試算表當然並不都是數字,所以Excel有相當多的功能來使您更容易地輸入和編輯文字。新的 自動校正 指令幫助您訂正常見的輸入錯誤,甚至是在您拼錯之前。對於在工作表其它的字, 拼字檢查 指令會幫您做檢查。最後,您可以使用新的 自動完成 功能來幫您做一些輸入。

訂正快速打字所造成的一些錯誤

當您打『receive』這個字的時候,在您打完c時,您可能總要停下來想接下來是要打e還是要打i。或許您是個很快的打字高手,您總是在放掉 Shift 鍵之前又把第二個字母打成大寫的字。當您在打字時,Excel的 自動校正 功能會幫您訂正這個習慣性的問題。 自動校正 會自動的辨認並訂正許多常見的輸入或拼字錯誤。在 工具 功能表選擇 自動校正 指令來顯示如圖8-51的 自動校正 對話視窗。( 自動校正 指令通常不會顯示在精簡功能表上,按一下在 工具 功能表底部的雙箭頭來顯示 自動校正 指令。)

圖8-51.您可以增加您最常犯的輸入錯誤到 自動校正 對話視窗。

 更正前兩個英文字母為大寫的錯誤 被選取的話(它通常會被選取),則當您打完一個字並按空白鍵之後,Excel會檢視這個字是否包含大寫字母。若這個字全都是大寫的字母,則Excel並不會訂正(Excel會假設這是有意的),但若一個字包含大寫和小寫的字母時,Excel會確定只有一個大寫字母在一個字的最開頭。若不是的話,則在第一個大寫字母後的其它大寫字母都會被改成小寫的。但由於漸增的一些慣用文法, 自動校正 並不會去修正中間字母為大寫的字,如Auto Correct。相似的, 更正意外按下CapsLock鍵的錯誤 選項會自動的檢視這些要按 Shift+字母 確不小心按到 CapsLock 的錯誤。也許您會懷疑,但 英文句子第一個字母大寫 的選項會自動辨認您使用的是否是一個句子,即使您的文法不正確。

這些有關字母大寫的選項使用一些特殊的規則。舉例來說, 更正前兩個英文字母為大寫的錯誤 使用以下的規則來決定很可能要自動訂正的字:

  • 一個字的第一個字母為大寫。

  • 這個字的第二個字母依然是大寫。*整個字都沒有大寫的字母。

  • 這個字並不是一個例外。

  • 這個字比兩個字串還長。

  • 至少有一個母音在這個字裡面。

  • 這個字並沒有兩個小寫的字母在一列中。

 自動校正 聰明到可以知道星期幾。只要 英文日期第一個字母為大寫 被選擇,則只要Excel發現日期,就會確定它是否為大寫。 自動取代字串 會開啟對話視窗底部的 取代 清單,上面有一些常見的取代字串。為了要訂正一些常見的輸入錯誤,如用and取代adn,自動校正也提供一些有用的捷徑在 取代 清單上面。舉例來說,要尋找正確的字型和符號來加入一個專利權標誌,您可以簡單的打入(c),然後 自動校正 會自動地以©取代。

注意

如果您有安裝其它Microsoft Office軟體的話,任何您加入在 自動校正 清單中的項目也會在其他的Office軟體的自動校正清單裡。

 自動校正 會在當您在儲存格、公式、文字方塊、圖表標籤輸入文字時有效,但在您輸入文字於對話視窗中時無效。

讓Excel幫助您打字

通常當您在清單輸入資料時,您會發現最後您總是一直在輸入同樣的東西。舉例來說,一個記錄銷售交易的工作表可能包含產品和銷售員的欄位。通常您的交易數目會比產品和銷售員還多,所以不可避免的,您會為每一個產品和每一個銷售員輸入多筆的交易資料。 自動完成 會藉著部份的自動完成這些輸入值來幫助您,減少您打字的數目並增加您的輸入值的準確性。您可以從 工具 功能表的 選項 來啟動 自動完成 。按一下 編輯 標籤,如果這個功能並沒有被開啟,請選擇 選用儲存格值的自動完成功能 選項。(它的預設值是被啟動的)。

當您開始要打一個儲存格的輸入值時, 自動完成 會檢視在相同欄位的輸入值,當您開始打入每一個字母時,它會決定哪一個才是有可能符合的輸入值。舉例來說,在圖8-52,只要我們在儲存格B10打入『Wha』, 自動完成 會使用在相同欄位唯一符合的"Whatsit"來完成這個輸入值。

建立您自己快速打字的方法

您可以使用 自動校正 來增加您最常犯的打字錯誤,並建立您自己的『簡略』打字捷徑。在 取代 方塊打入您想要當成『代碼』的字,然後在 成為 方塊打入您想要取代的字,然後按一下 新增 按鈕。舉例來說,您可以在 取代 方塊中輸入MS,然後在 成為 方塊中打入Microsoft Corporation。確定您選擇的代碼是唯一的。否則自動校正可能會改變一些您不想改變的輸入值。您可以藉由在清單中選擇它們,然後按一下 刪除 按鈕來從清單中刪除一個項目。

ON THE WEB

您可以在 http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/ 找到這個範例檔案July Sales Log.xls。


圖8-52. 自動完成 完成在儲存格B10的輸入值"Whatsit"。

 自動完成 只會完成一個儲存格的輸入值,但不會完成一個儲存格裡的一個字。雖然一個儲存格裡面可能包含多個字。舉例來說,如果您要在工作表B欄中打入A Whatsit,即使您已經從Wha打到Whatsit,Excel還是找不到符合的,因為整個儲存格輸入值並不符合。只要它找到一個特定的符合值, 自動完成 會建議一個輸入值。舉例來說,在相同工作表的C欄,我們只要在儲存格C10打入V,自動完成就會馬上建議Vicki為您的輸入值,因為在欄位中它是唯一V開頭的字。 自動完成 並不會在編輯公式時起作用。

除了靠以上的 自動完成 功能外,您也可以使用 從清單挑選 指令從相同的欄位選擇一個輸入值而不需打字。您可以選擇一個儲存格,按一下滑鼠右鍵,然後在快顯功能表的底部選擇 從清單挑選 指令,如圖8-53。(如果您的快顯功能表和圖不一樣,那是因為您還沒在儲存格上編輯,但 從清單挑選 還是會出現在功能表的底部。)要挑選清單顯示,只要按一下您想要的輸入值,Excel會馬上輸入在儲存格裡。

提示

如果您連按兩下儲存格或按一下資料編輯列使一個儲存格產生作用,您也可以藉由按下Alt+向下箭頭來顯示挑選清單。


圖8-53.按一下滑鼠右鍵然後選擇 從清單挑選 來顯示在欄位上的輸入值。

檢查您的拼字

如果有 自動校正  自動完成 ,結果錯誤還是發生的話,當談到訂正拼字錯誤,您可以不用自己去校對,相反的,您可以使用在 工具 功能表的 拼字檢查 指令來訂正打字錯誤。(您也可以使用在 標準 工具列上的 拼字檢查 按鈕。)

請參閱

要獲得更多有關於工具列的資料,請見 第三章<工具列和功能表> 。要獲得更多有關於頁首及頁尾的資料,請見 第十一章<建立一個頁首及頁尾> 。

您可以使用 拼字檢查 指令來檢查整個工作表或部份工作表。如果您選擇了一個儲存格,Excel會檢查整個工作表,包括全部的儲存格、註解、圖表和頁首頁尾。如果您選擇一個以上的儲存格,Excel只會檢查所選取的部份。如果資料編輯列正在作用中,Excel只會檢查它的內容,如果您選擇資料編輯列上的字,Excel也只會檢查被選取的字。如果您選取用來做拼字檢查的範圍包含隱藏不可見的儲存格時,Excel也會檢查它們。但包含公式的儲存格並不會被檢查。

提示

您可以按下 F7 來開始拼字檢查。如果Excel發現到任何不認識的字, 拼字檢查 對話視窗會顯示。

如果Excel在它的字典中找到一個不認識的字,可是這個字卻是拼對的,那您可以按一下 略過  全部略過 來略過被選取的字並繼續拼字檢查。如果您經常使用不被Excel認出的字,您可以按一下 新增 來增加這個字到您的自訂字典裡。

審核和把一個工作表做成一個文件

Microsoft Excel 2000有一些有用且靈活的功能來幫您審核和除錯您的工作表和您工作的文件。在這個部份我們將討論儲存格追蹤、 註解 指令和 特殊目標 功能。

大部份Excel的審核功能可以藉由 稽核 工具列來執行,如圖8-54。您可以從 工具 功能表選擇 稽核 ,然後按一下 顯示稽核工具列 指令來顯示 稽核 工具列。 稽核 指令通常不會顯示在精簡功能表中。按一下 工具 功能表底部的雙箭頭來顯示出 稽核 指令。

圖8-54. 稽核 工具列包含您可以用來控制儲存格追蹤和儲存格註解的按鈕。

追蹤儲存格參照

如果您有看過一個很大的工作表且懷疑您怎麼從這麼大的資料量裡取得到一筆資料─也就是說,如何讓公式和資料連結在一起─您將會感謝儲存格追蹤的。您也可以使用儲存格追蹤來幫您找到偶而在您工作表上出現的討厭錯誤的來源。

 稽核 工具列包含6個按鈕來控制不同的儲存格追蹤功能。要示範如何做到儲存格追蹤,我們將使用到 稽核 工具列。但是如果您喜歡的話,您也可以使用 工具 功能表的 稽核 子功能表裡的指令來控制儲存格追蹤和顯示 稽核 工具列。

了解前導和從屬

「前導」和「從屬」在這個部份是非常有用的。它們指出有關包含公式的儲存格和以這個儲存格建立的其它儲存格的關係。很多試算表也都和這個概念有關,以下是有關這兩個項目的一些簡單描述:

  •  前導 是指儲存格裡的值是公式建立出來的儲存格。有前導的儲存格都是包含公式的。

  •  從屬 是指使用被選取的儲存格的值的儲存格。有從屬的儲存格不是包含一個公式就是包含一個固定的值。

追蹤從屬儲存格

在圖8-55的工作表,我們選擇包含時薪費用的儲存格B2。要找出哪一個儲存格的公式使用這個值,我們按一下 稽核 工具列上的 追蹤從屬參照 按鈕(或您可以選擇 工具 功能表的 稽核 子功能表的 追蹤從屬參照 指令)。

雖然這個工作表並不是很容易被理解,但您應該想一下在一個大又複雜的工作表上使用儲存格追蹤的縱橫交錯。

ON THE WEB

您可以在MicrosoftPressWeb:

 http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/ 

找到這個範例使用的檔案Audit.xls。


圖8-55.當您追蹤從屬時,箭頭直接指出有關被選取儲存格的公式。

追蹤箭號指出儲存格B2和儲存格C5,C6,C7和C8的公式有關。儲存格B2會出現一個點指出它是資料流裡的前導儲存格。現在您再按一下 追蹤從屬參照 按鈕一次(或選擇 追蹤從屬參照 指令),另一組箭頭將會出現,指出下一層的隸屬關係─或不直接的隸屬。下圖8-56顯示出結果。

圖8-56.當您再追蹤從屬參照,箭頭指出下一層級的公式。

追蹤箭號有一個很方便的功能就是您可以使用它來導覽整個工作表,這對很大的工作表來說真的是一個很大的優點。舉例來說,圖8-56,當儲存格B2還是被選取時,連按兩下從儲存格B2指到儲存格C8的箭頭。(當您移動滑鼠指標到追蹤箭號時,它會變成箭頭形狀。)選取範圍會跳到箭頭的末端,且儲存格C8將成為作用中的儲存格。現在如果您再連按兩下從儲存格C8到儲存格E8的箭頭時,則選取的範圍會跳到儲存格E8。如果您再連按兩下相同的箭頭時,選取的範圍會跳回另一端的儲存格C8。連按兩下從儲存格C8到儲存格B2的箭頭,則您會回到您開始的地方。

如果您連按兩下延伸到螢幕之外的箭頭時,視窗會移動顯示在另一端的儲存格。您可以使用這項功能來藉由前導和從屬的關係從一個儲存格跳到另一個儲存格。

清除追蹤箭號

每一次當您追蹤另一個儲存格的前導參照或從屬參照時,更多的追蹤箭號將會顯示。最後您會發現您的螢幕變成非常的雜亂,很難從資料流中去找出特定的儲存格。每次當您想要追蹤儲存格時,重新整理一下工作表對您來說應該是個好主意。要從螢幕移除追蹤箭號,只要按一下在 稽核 工具列的 移除所有箭號 按鈕(或從 稽核 子功能表選擇 移除所有箭號 指令)。

追蹤前導參照

您可以藉由從一個包含公式的儲存格然後追蹤和這個公式有關的儲存格來追蹤另一個方向。在圖8-57,我們選擇包含淨值薪水的公式的儲存格E5。要找出和這個公式有關的儲存格,我們按一下 追蹤前導參照 按鈕。(您也可以使用 稽核 子功能表的 追蹤前導參照 的指令)。

圖8-58.再一次的追蹤前導參照,則下一層(不直接)的儲存格會指向和公式有關的被選取儲存格。

這次一個箭頭和點出現在儲存格C5和D5。這些點指出這些儲存格在資料流裡為前導參照。(在儲存格C5和D5所出現的點指出這兩個儲存格都是被選取儲存格的前導參照。)注意,這時箭頭是指向同一個方向─指向公式和資料流的方向─即使我們從另一個方向開始。若要繼續追蹤,再按一下 追蹤前導參照 (或選擇 追蹤前導參照 指令)。圖8-58顯示出結果。

追蹤錯誤

假設您的工作表顯示錯誤值時,如圖8-59所示。要追蹤這些錯誤的來源,選擇包含錯誤的儲存格,然後按一下追蹤錯誤按鈕(或按一下稽核子功能表的追蹤錯誤指令)。

圖8-59.選擇包含錯誤值的儲存格,然後按一下 追蹤錯誤 按鈕來追蹤錯誤來源。

Excel選擇在錯誤鏈中包含第一個公式的儲存格,然後從這個儲存格畫箭頭到您所選取的儲存格。在您按一下 確定 之後,Excel從公式所使用的值畫出箭頭到包含第一個錯誤公式的儲存格。它讓您決定錯誤的原因;Excel只告訴您原始公式並顯示前導參照給您看見。在我們的範例中,錯誤的原因是在儲存格B7不小心輸入一個空白字元取代原本的工作時數。

追蹤參照到其它的工作表

如果儲存格包含到其他工作表的參照,或到另一個活頁簿工作表的參照時,一個虛線追蹤箭號會和一個小圖示一起顯示,如圖8-60。

圖8-60.當一個參照關連到其他的工作表或活頁簿時,一個特別的追蹤箭號將會顯示。

當一個虛線追蹤箭號出現時,您不能再從一個作用中的儲存格追蹤前導參照。如果您要的話,您可以使參照的工作表或活頁簿作用,然後從參照的儲存格開始新的追蹤。如果您連按兩下虛線追蹤箭號,則 到 對話視窗會顯示,並顯示參照在 到 的清單中。您可以從清單中選擇參照,然後按一下 確定 使工作表或活頁簿起作用。但如果參照是另一個還未開啟的活頁簿,則會顯示一個錯誤訊息。

 稽核 工具列中的 圈選錯誤資料 按鈕會畫一個紅色的圓圈在包含違背 資料驗證 指令的儲存格值周圍。 清除錯誤圈選 按鈕就如您所想的,是從工作表上移除這些圓圈。

請參閱

要獲得更多有關於資料驗證的資料,請見 第二十五章<資料輸入值驗證> 。

增加一個註解到儲存格上

您可以附加一個註解在儲存格上來解釋您的計算或用意或者是一些提示。選擇一個您想要註解的儲存格,然後從 插入 功能表選擇 註解 指令。(您也可以按一下在 稽核 工具列上的 新註解 按鈕。)然後在顯示的註解方塊中打入您的訊息,如圖8-61。( 註解 指令通常不會出現在精簡功能表中,按一下 插入 功能表底部的雙箭頭來顯示 註解 指令。)

圖8-61.您可以附加一個註解在您的儲存格上以文件化您的工作表。

雖然一個儲存格只能附加一個註解,但您可以編寫任何您喜歡的訊息。如果您想要在文字註解編輯方塊開始一個新段落,請按一下 Enter 。若您結束編輯之後,您可以按一下 控制碼 來調整註解方塊的大小。

當您想要新增一個註解到一個儲存格上時,您的名字將以粗體顯示在註解方塊的最上方。您可以從 工具 功能表的 選項 指令按一下 一般 標籤,然後在使用者名稱裡打入您的名字(或任何文字)來改變或指定出現的名稱。不管您打什麼,它都會出現在註解方塊的最上方,並跟隨一個冒號。

通常一個小的三角形出現在儲存格的右上角,顯示這個儲存格有一個註解。當您移動游標到儲存格上的註解指標時,註解會自動地跳出來。您可以藉由從 工具 功能表選擇 選項 指令,按一下 檢視 標籤,接下來在 註解 群組中選擇 無 的選項來隱藏這個註解指標的顯示。或者您也可以選擇 顯示註解內容和指標 的選項,這樣會一直顯示註解內容。

要編輯一個註解,選擇包含註解的儲存格,然後從 插入 功能表選擇 編輯 指令。當您選擇了一個包含註解的儲存格時, 註解 指令會變成 編輯註解 。相同的,當您選擇一個包含註解的儲存格時,在 稽核 工具列上的 新註解 按鈕也會改變成 編輯註解 。(或者您也可以按一下滑鼠右鍵並選擇 編輯註解 。)

要刪除一個註解,在您作用它之後按一下外面的框線,然後按 Delete 鍵(或是按滑鼠右鍵選擇刪除註解)。

當您使用 檢閱 工具列時,當您在用註解時會更容易,如下圖8-62。要顯示 檢閱 工具列,從 檢視 功能表選擇 工具列 ,然後選擇 檢閱 

圖8-62.使用檢閱工具列來使用註解。

使用 前一註解  下一註解 按鈕來作用在活頁簿上的每一個註解並編輯,但每一次只能作用一個註解。即使您的工作表位於同一個活頁簿的多個工作表,這些標籤允許您跳到每一個註解而不需要工作表索引標籤。 顯示註解 按鈕可顯示(不是作用後編輯)被選取儲存格的註解。如果這個註解正在顯示當中,則按鈕將會轉變成 隱藏註解。顯示所有註解 按鈕就如同 顯示註解 ,但它一次可以顯示工作表上的所有註解。 刪除註解 按鈕移除被選取儲存格上的註解。(在 檢閱 工具列最後面的三個按鈕和稍後討論的 第十八章<和其它人共用檔案> 相關。)

要印出註解,從 檔案 功能表選擇 版面設定 ,然後按一下 工作表 標籤,且選擇 註解 下拉清單中的任何一個選項。 顯示在工作表底端 的選項是在整個工作表都印完之後才印出所有文字格式的註解。 和工作表上的顯示狀態相同 選項是如果您一次顯示所有的註解在您工作表上的話,會印出文字方塊的註解。但是小心,如果註解這樣印的話可能會模糊一些工作表上面的內容,或若您的註解擠在一起的話,他們可能會重疊。

請參閱

要獲得更多有關於列印的資料,請見 第十一章<列印和呈現> 。

使用特殊目標對話視窗

 特殊目標 對話視窗裡的選項提供相當強大的除錯工具,能讓您快速的找到特殊說明的儲存格。

要使用特殊目標對話視窗,如圖8-63,從 編輯 功能表選擇 到 指令,或按 F5 ,然後按 特殊 按鈕。( 到 指令通常不會顯示在精簡功能表中,按一下 編輯 功能表底部的雙箭頭來顯示 到 指令。)

圖8-63.從 編輯 功能表選擇 到 指令,然後按一下 特殊 按鈕來顯示 特殊目標 對話視窗─一個方便的稽核和除錯工具。

在您指定 特殊目標 對話視窗中的其中一個選項之後,按一下 確定 ,Excel會反白強調符合的儲存格。有一些例外,如果在您打開 特殊目標 對話視窗之前,您選擇了一個範圍的儲存格,則Excel只會搜尋被選取的區域;如果選取的是一個儲存格,或一個或多個的圖表,則Excel會搜尋整個作用的工作表。

請參閱

要獲得更多有關於如何做出一個圖表物件,請見 第十章<圖表> 。

一些 特殊目標 對話視窗中的選項,如 註解、前導參照、從屬參照 都有可能造成Excel選擇多個不鄰近的範圍。要導覽這些選取的範圍,您可以使用Enter來向下或向右移動一個儲存格。 Shift+Enter 可以讓您一次向上或向左移動一個儲存格。

 常數、公式  空格 選項位於包含特定型式輸入值的儲存格。當您選擇 常數  公式 選項時,Excel會使 數字、文字、邏輯值  錯誤值 起作用,用這些選項來縮小您搜尋的範圍。

當您在使用一個大且複雜的工作表且需要選擇儲存格區塊時, 目前範圍 選項是非常方便的。(回想一下,一個範圍是被定義成一個連續的長方形的儲存格區塊,和空白的欄、列和工作表框線相連。)當您選擇 現在範圍 時,您的選擇就是您工作表上原本選取的範圍。

提示

您可以使用鍵盤快速的選取被選擇的儲存格的範圍。要選擇目前的範圍,按一下 Ctrl+Shift+ *。

如果被選取的儲存格是陣列範圍的一部份,您可以使用 目前陣列 選項來選擇陣列中的儲存格。注意,當找到前導和從屬參照時, 特殊目標 將選取儲存格,且一邊使用 稽核 功能在工作表的儲存格間畫出箭頭。請參考 本章前面的<追蹤儲存格參照> 。

提示

您也可以使用鍵盤快速鍵來選取被選擇的儲存格陣列。要選擇陣列,按 Ctrl+/ 

選擇 列差異  欄差異 來比較一個儲存格範圍輸入值,找出範圍中不一樣的值。要使用這些除錯選項,在顯示 特殊目標 對話視窗時先選取範圍。在您選取範圍中作用的儲存格位置決定哪一個或哪一些儲存格是Excel用來做比較的儲存格。當搜尋列差異時,Excel比較作用中的儲存格和相同列選取的儲存格的差異。

舉例來說,您選取了儲存格範圍B10:G20,且儲存格B10是作用中的儲存格。如果您選取 列差異 選項,Excel會用儲存格B10的輸入值和儲存格C10:G10的輸入值做比較,用儲存格B11的輸入值和儲存格C11:G11的輸入值做比較等等。如果使用 欄差異 選項,Excel會用儲存格B10的輸入值和儲存格B11:B20的輸入值做比較,用儲存格C10的輸入值和儲存格C11:C20做比較等等。

由以上我們可知,Excel會找尋在您的儲存格和範圍參照裡的相異處,並選取不符合比較的儲存格。假設儲存格B10是您的比較儲存格且包含公式

=SUM(B1:B9)

如果您選取儲存格B10:G10且選擇 列差異 選項,Excel會檢視這個區域並找出任何不符的公式。舉例來說,要遵循儲存格B10的公式,則C10和D10的公式應為

=SUM(C1:C9)

=SUM(D1:D9)

如果任何在第10列的公式都不符合這個模式的話, 特殊目標 會選取包含這些公式的儲存格。如果全部都符合的話,Excel會顯示「找不到所要找的儲存格」的訊息。

 列差異  欄差異 選項也可以核對在選取的區域裡的儲存格是不是同樣型式的輸入值。舉例來說,如果比較儲存格包含一個SUM的功能,Excel會找出任何不關於SUM的儲存格。如果比較儲存格包含一個固定的文字或不變的數值,Excel會找出任何不等於比較儲存格值的儲存格。但這個選項並不是容易受影響的。

提示

您也可以使用鍵盤的快速鍵來選取 欄差異  列差異 。要尋找欄差異,選取您想要尋找的範圍然後按下 Ctrl+Shift+| .。要快速找尋列差異,選取您想要尋找的範圍並按下 Ctrl+\ .

要使用 前導參照  從屬參照 選項,首先選取您想要追蹤前導或從屬參照的儲存格,按下 F5 ,按一下 特殊 按鈕,然後選擇 前導參照  從屬參照 。接下來Excel會啟動 直接參照  所有參照 選項。使用這些選項來設定您搜尋的界限。 直接參照 只會找到直接和作用中儲存格有關的儲存格。 所有參照 會找到所有直接的前導參照和從屬參照儲存格,及間接的相連儲存格。當搜尋前導參照和從屬參照時,Excel通常會搜尋整個工作表。

提示

您也可以使用鍵盤快速鍵來快速的選取作用中的儲存格的前導參照和從屬參照。

Ctrl+[ 選取直接前導參照

Ctrl+Shift+{ 選取所有前導參照

Ctrl+] 選取直接從屬參照

Ctrl+Shift+} 選取所有從屬參照

 特殊目標 對話視窗的 最右下角 選項選取一個包含全部儲存格(包含資料、註解或格式)範圍中最右下角的儲存格。當您選擇 最右下角 選項時,Excel會找到工作表中作用區域的最右下角,而不是選取範圍的最右下角。

 可見儲存格 選項會排斥現在所選取範圍以外的儲存格。把它們視為看不見的。

提示

您也可以按 Alt+ ;來快速的選取在選取範圍中可看見的儲存格。

 物件 選項選取在您工作表上的所有圖表物件,不管是不是為現在所選取的範圍。

 條件化格式 選項只選取應用條件化格式的儲存格。 資料驗證 選項只選擇已經應用資料驗證的儲存格。

請參閱

要獲得更多有關於設定條件化格式,請見 第七章<使用設定條件化格式> 。要獲得更多有關於資料驗證的資料,請見 第二十五章的<驗證資料輸入值> 。