建立、自訂及使用範本

在閱讀完本章後,您將學會:

範本是一份文件,而且可做為新增其它文件的基礎。活頁簿若是以範本做為基礎,那麼將保留該範本所儲存的公式、格式、文字及其它特徵。在Microsoft Excel 2000中預先提供了幾個範本,您可以直接使用或自訂自己需要的範本。這些範本使您能夠建立專業的工作表,如出貨單,而不需自行設計工作表。當然您也可以它們作草稿來新增自己的範本。

自訂標準範本

自訂範本相當簡單,只需開啟內建的範本,然後更改部分的設定以符合所需即可。舉例來說,您可以自訂一個出貨單範本,在其中建立符合貴公司的名稱、住址、電話號碼,自訂完範本後,您就不需要在每一次新增出貨單時,鍵入這些資訊。

在既有的範本進行變更之後,您可以以新的名稱儲存這個範本或採用原來的名稱。

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如果在安裝Excel時,是依照預設的 一般 安裝選項來安裝,那麼可能無法看到這個範本,因為在預設的情況下是不會安裝範本。所以在開始練習之前,您必須依照提示放入Excel 2000或Office 2000的光碟,然後安裝需要的試算表整合方案範本。

一些內建的範本中還包含了巨集以執行常用的指令,舉例來說:在出貨單的範本中包含了巨集,您可以利用此巨集來自動指定訂單的唯一號碼。當您開啟內建的範本,而且範本中含有巨集時,Excel會詢問您要開啟巨集或關閉巨集。如果開啟了巨集,會顯示 巨集 工具列,而此工具列的名稱通常會和範本名稱相同(例如: 出貨單 工具列)。在工具列上的每一個按鈕,如下圖所示,代表了各個巨集,按一下工具列上的按鈕,即可執行您所要求的巨集。

關於巨集的詳細說明,請參考 第 9 章〈使用巨集〉 。


當您開啟範本時,即使選擇 關閉巨集 鈕, 巨集 工具列一樣會出現,不過當您按下工具列上的按鈕時,Excel會顯示訊息方塊指出找不到巨集。在內建範本的幾個按鈕一樣可以啟動巨集,其中包括 自訂  鎖定/儲存工作表 鈕。在下一個練習中,您將會看到,會使用這些按鈕是非常重要的,因為這也是自訂範本的另一項技能。如果您在開啟範本之前,關閉了巨集功能,那麼在自訂時,很多功能將會遺失,而且整個自訂過程幾乎是白費力氣。所以如果要開啟及自訂範本時,最好還是開啟巨集。

大部分的範本會在範本的不同區域上放置繪圖物件。當您將指標指向圖形物件時,指標會變成手指形狀,以指出供您自訂的圖形物件。舉例來看,在出貨單範本中圖形物件中包含了姓名、住址、郵遞區號和電話及傳真等,如果您想要自訂圖形物件內的資訊,只要按一下範本上的 自訂 鈕,即會出現一個獨立的工作表並包括所有圖形物件可登入的項目,此時您可以利用此工作表來自訂範本。當您按下範本中的 自訂 鈕時,會看到如下圖的部分工作表畫面。

在下一個練習中,將開啟 出貨單 範本,然後自訂幾個項目。

  1.  檔案 功能表中選擇 開新檔案 指令。

  2. 出現 新增 對話方塊,顯示了可以使用的範本。

    若是想開啟 Excel 內建的範本,請確認您所選擇的是 檔案 功能表中的 開新檔案 指令,如果您按下一般工具列的 開新檔案 鈕,那麼 Excel 會顯示新的空白活頁簿,如此您就沒有機會從 新增 對話方塊中選擇範本。

  3. 按一下 試算表整合方案 標籤。

  4. 對話方塊中顯示了 試算表整合方案 類別的範本。

  5. 選擇 出貨單 圖示。

  6. 此時在對話方塊的右邊區塊中可以先行預覽,以決定範本是否符合所需,這樣就不用一一開啟每個範本。
  7. 按下 確定 鈕。

  8. 因為範本包含巨集,所以Excel顯示了警告訊息。

  9. 按一下 開啟巨集 鈕。
  10. important

    您可能還會看到警告訊息,說明最好能載入增益集的 歐元貨幣工具 ,若載入此功能,那麼工具列會有相對應的反應,因此若看到這個警告方塊,請按一下 確定 鈕。


    開啟範本,並顯示了 出貨單 工具列。


    關於更多「增益集」的資訊,您可以使用 Office 小幫手來搜尋「Microsoft Excel的增益集程式」的資訊。

  11.  出貨單 範本中,按一下右上角的 發票編號 

  12. 在該處出現了黑色的外框,用來指出其為作用中的儲存格。
  13.  出貨單 工具列上按一下 指定編號 鈕。

  14. Excel出現一訊息方塊,說明您指定給出貨單的編號是唯一的。

    指定編號


  15. 按一下 確定 鈕。

  16. Excel指定編號1(或是下一個可用的編號)給出貨單,而出貨單的編號個別儲存於資料庫,Excel將用它來決定下一個可用的編號。
  17.  出貨單 範本中,按一下 自訂 鈕。

  18. 所有的標籤和各圖形物件都保留到自訂出貨單,而且是以獨立的工作表來顯示。

    如果您發現 出貨單 工具列擋住您的工作畫面,或者不會馬上用到它,那麼可以先將它關閉。若是需要再次顯示此工具列時,只需選擇 檢視 功能表中的 工具列/出貨單 指令即可。

  19. 按一下 公司名稱 的白色儲存格,然後鍵入「湖山休閒渡假村」,並按 Enter 鍵。

  20. 輸入了公司的名稱,而地址的白色儲存格變成作用中的儲存格。
  21. 鍵入「大大小小路1500號」,然後按一下 Enter 鍵。

  22. 輸入了地址資料,而郵遞區號的白色儲存格變成作用中的儲存格。
  23. 鍵入" 710 ",然後按一下 Enter 鍵。
  24. 按一下「稅捐名稱」,然後鍵入「營業稅」,並按一下 Enter 鍵。

  25. 已經輸入稅捐名稱,而稅率的白色儲存格變成作用中的儲存格。
  26. 鍵入" 5 ",然後按一下 Enter 鍵。

  27. 營業稅的稅率已經輸入了。
  28. 按一下 鎖定/儲存工作表 鈕。

  29. 出現 鎖定/儲存工作表 對話方塊,在對話方塊中提供了兩個選項。如果選擇 鎖定但是不存檔 選項,那麼Excel會鎖定 自訂出貨單 工作表,以防止自訂被修改了,不過此設定不會儲存 出貨單 工作表(此範本)。如果您選擇 鎖定並儲存範本 選項,那麼Excel除了鎖定 自訂出貨單 工作表,而且還會儲存您在自訂所做的修改。若在自訂中加入保護(鎖定),即可防止儲存在這裡所做任何的變更。

  30. 勾選 鎖定並儲存範本 選項,然後按下 確定 鈕,會出現 儲存範本 對話方塊。
  31. 按一下 儲存 鈕以儲存您所編輯的範本,並使用建議的名稱(可能是 出貨單1 )。

  32. 出現提示訊息,以指出新的範本儲存的資料夾位置。
  33. 按一下 確定 鈕,然後關閉範本,此時如果有對話方塊詢問您是否要儲存變更,請按 是 鈕。


  34. 會出現對話方塊詢問您是否要將資料儲存到資料庫中,請勾選 新增一筆資料 選項,然後按 確定 鈕。


TIPS

您可以在 出貨單  自訂出貨單 工作表間來回切換,而不需要每次鎖定及儲存您所做的變更。若要從 自訂出貨單 工作表切換至 出貨單 工作表,只要按一下 出貨單 工作表標籤;若要切換到 自訂出貨單 工作表,按一下 自訂 鈕即可。

瞭解範本儲存的位置

Excel將固定的範本及個人自訂的範本儲存在不同的地方,內建的範本通常儲存在C:\Program Files\Microsoft office\Templates \1028,雖然路徑可能因為您安裝Excel或Office時未使用預設的資料夾,而有所不同。但是對於您所自訂範本的儲存位址,則有明確的儲存位址,是依據所使用的作業系統及進入電腦時所記錄的名稱。在Microsoft Windows 95、Microsoft Windows 98和Microsoft Windows NT中,其路徑通常是:

C:\<OSFOLDER>\Profiles\<USERNAME>\Application Data \Microsoft\Templates

其中的OSFOLDER是Windows檔案儲存的資料夾,而它都是使用代表性的名字,如Windows或是WINNT。至於USERNAME資料夾則依據您登入Windows所使用的名稱而定。

在Windows 2000 Professional中,自訂的範本所儲存的位置通常是:

C:\Documents and Settings\<USERNAME>\Application Data \Microsoft\Templates

不過您不需要記得現有範本及自訂範本的路徑,這是因為內建的範本都可以在 新增 對話方塊的 試算表整合方案 標籤中找到,而自訂範本的部分,只要按一下 一般 標籤都可以看得到,除非您將它們儲存在不同的位置上。

如果您將自訂的範本儲存在其它位置,而不是在預設的資料夾內,那麼這些範本將不會出現在 新增 對話方塊的 一般 標籤中。然而,如果您為它取了其它的範本名稱,而未採用建議的預設名稱時,那麼範本名稱將以您所提供的名稱出現在 一般 標籤中。